鹤壁市财政局鹤壁市档案局关于印发鹤壁市政府采购档案管理办法的通知（试行）
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鹤财购〔2024〕8号
市直各部门、各单位，各县（区）财政局，各政府采购代理机构：
为了加强政府采购档案管理，规范档案归集、整理工作，有效利用政府采购档案，提高政府采购档案信息化建设水平，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《电子档案移交与接收办法》等规定，现印发《鹤壁市政府采购档案管理办法（试行）》，请遵照执行。
鹤壁市财政局 鹤壁市档案局
2024年7月15日
鹤壁市政府采购档案管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为了加强政府采购档案管理，规范档案归集、整理工作，有效利用政府采购档案，提高政府采购档案信息化建设水平，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国电子签名法》《中华人民共和国政府采购法实施条例》《电子档案移交与接收办法》和《政府采购代理机构管理暂行办法》等有关法律和行政法规规定，结合我市实际，制定本办法。
第二条 各级国家机关、事业单位和团体组织（以下统称采购人）、采购代理机构、财政部门对政府采购档案的归集、管理、利用、销毁、信息化建设、监督管理等活动，适用本办法。
第三条 本办法所称政府采购档案是指市公共资源交易中心、采购人、采购代理机构在进行政府采购活动过程中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的档案资料，包括通过信息化系统形成的电子政府采购档案。
第四条 政府采购档案工作实行统一领导、分级管理的原则。各级财政部门负责本级政府采购档案工作的管理和监督。
第五条 政府采购档案实行“谁采购、谁负责”，采购人承担本单位政府采购活动档案归集、管理、利用和销毁的主体责任。采购人负责对采购代理机构代理的本单位政府采购项目档案管理进行监督和指导。
第二章 政府采购档案收集
第六条 政府采购档案归集应当符合以下要求：
（一）政府采购档案必须规范完整、内容齐全；
（二）档案资料中的签名、印章等真实有效；
（三）政府采购档案资料除特殊情况外均应为原件；
（四）采用电子档案方式保存的，应确保电子资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名，并可正常读取。
第七条 政府采购档案应按照《政府采购档案归档范围和保管期限表》（见附件1）归集，包括但不限于以下内容：
（一）审批资料：采购预算或无预算采购情况说明、采购意向公告、采购需求、采购计划、论证意见、采购方式审批表及变更审批表、委托代理协议、单一来源采购公示、采购进口产品审核、鹤壁市政府采购政策落实正面清单、政府采购优化营商环境承诺书、政府采购绩效目标表等前期文件资料；
（二）审核资料：采购文件及采购人确认记录、采购文件澄清或修改资料、采购公告、资格预审资料、答疑资料等与采购文件有关的审核资料；
（三）评审前资料：开标记录表、有效响应文件、开标过程中其他需要留存的资料。
（四）评审活动资料：评审专家抽取表（包括自行选定评审专家资料）、采购人代表授权书、评审专家签到表、评审专家在评审过程中对供应商必要的澄清、说明或补正等相关记录资料、评审报告及相关资料、评审过程中需要留存的其他资料。
（五）中标（成交）资料：中标（成交）通知书、中标（成交）结果公告（包括更正公告）、中标（成交）文件或响应文件、与中标（成交）相关其他文件资料。
（六）合同资料：采购人与中标（成交）供应商签订的合同和相关记录、采购合同及其依法补充、修改、中止或终止记录、采购合同备案及合同公告相关资料、与合同有关的其他需要留存资料。
（七）履约验收资料：履约验收委托书、履约验收方案、验收小组的验收报告、验收结果公告、履约验收过程中其他需要留存的资料。
（八）质疑投诉资料：质疑资料、处理过程记录及答复投诉处理相关资料；
（九）视频影像资料：与采购过程相关的开标、评标现场录音录像资料。
（十）其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件资料。
第八条 政府采购档案应当在政府采购合同签订后3个月内或履约验收后1个月内完成归集，因故不能按期归集的，相关责任人应作出书面说明，并及时归集档案。跨多个年度实施的政府采购项目档案应按最后一次实施年度归集相关文件资料。
第九条 通过政府采购电子卖场、零星采购、紧急采购等方式开展的政府采购活动的各类文件材料，由采购人根据单位内控制度收集归集。
第十条 政府采购档案按照单个项目单独立卷，年度采购项目归档组卷。案卷应当编制案卷封面、卷内目录，放置卷内备考表，形成年度档案案卷目录，以卷为单位整理的，档案整理应采用《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）。
第十一条 卷内文件应当结论性材料在前、说明性材料在后，按照政府采购工作流程排列，包括前期审批资料、审核资料、开评审前资料、评审活动资料、中标（成交）资料、采购合同资料、履约验收资料、质疑投诉资料、视频影像资料、其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件资料。
第十二条 卷内档案应当有卷内文件目录，并符合以下要求：
（一）按照文件排列顺序逐件填写；
（二）根据文件题名填写“案卷题名”，无题名的文件或材料，应根据具体内容自行拟定题名；
（三）以一套完整的材料（包括附件）总页数填写“页数”；
（四）图纸、设计效果图等应当折叠成A4幅面，不能折叠的图纸应当平放或卷放；
（五）光盘、硬磁盘等不同载体的档案，应当单独编号，分别组卷整理，并在卷内目录备注栏注明与其对应的纸质文件的互见号（档号）。
第十三条 政府采购档案可以以纸质方式进行归集，也可以用电子档案方式归集保存，电子档案与传统载体档案具有同等效力。鼓励采购人、采购代理机构利用信息化手段归集保存政府采购电子档案，电子档案应当符合相关法律法规的要求。
第十四条 采购人与采购代理机构约定由采购代理机构负责政府采购档案归集的，采购人应当督促采购代理机构在规定时限内归集所有政府采购档案。
采购人政府采购项目实施电子化交易的，应当以电子数据或刻录光盘、磁带、硬磁盘等方式归集。
第十五条 通过鹤壁市公共资源交易平台完成的政府采购活动，采购人、采购代理机构应在电子化采购活动结束之日起15个工作日内登录电子交易系统下载政府采购项目电子化交易全过程档案，并进行归集。
第三章 政府采购档案管理
第十六条 采购人、采购代理机构应当将归集的政府采购档案及时移交、归档，集中管理，妥善保存，不得篡改、损毁、伪造、变造、隐匿或销毁。应确保所有档案资料文件能够正常调阅，任何个人或单位不得拒绝归档或者据为己有。
第十七条 采购人和采购代理机构可以在委托代理协议中约定由采购代理机构负责归集和暂时保管相关政府采购档案，但须明确归集和保管的范围、期限及责任等事项。其中，保管期限最长不得超过该项目采购结束之日起1年，到期前1个月，采购代理机构应当主动将政府采购档案全部移交采购人。
第十八条 采购人、采购代理机构应当建立健全本单位政府采购档案管理制度，确定本单位政府采购档案管理职责分工；配备适宜政府采购档案保管必要的场所、设施、设备；采用先进技术归集、整理、保管政府采购档案，实现政府采购档案管理的现代化。
第十九条 采购档案的保存时间自采购项目履约验收合格之日起算，保存期限按照《政府采购档案归档范围和保管期限表》（见附件1）进行保管。
第二十条 采购人、采购代理机构应当定期对政府采购档案进行清点核对，对破损或变质的档案应当及时修补、复制或作其他技术处理。
第二十一条 采购人因故合并的，应按档案管理有关规定将政府采购档案移交新成立的采购人；采购人因撤销或其他原因而终止的，应及时将政府采购档案整理移交负有相关职责的采购人或上级部门。
第二十二条 采购代理机构因故合并的，应按档案管理有关规定将政府采购档案移交新成立的采购代理机构；分立的，应自行协商由分立的一家采购代理机构负责政府采购档案管理；因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，应及时整理移交采购人。
第二十三条 移交政府采购档案应当编制档案移交清册，列明应当移交的政府采购档案名称、册数、采购人名称、保管起止时限等，档案移交清册应按移交的政府采购档案的最长保存期限保存。政府采购电子档案的移交与接收还应当符合《电子档案移交与接收办法》的要求。
交接政府采购档案时，交接双方应当按照政府采购档案移交清册所列内容逐项交接。交接完毕后，交接双方应当在移交清册上签名或盖章。
第四章 政府采购档案的利用
第二十四条 政府采购档案的利用，包括对政府采购档案的调阅、摘录和复制等。
第二十五条 财政、审计、巡视（察）、司法、纪检监察等部门因工作职责需要调阅、摘录或复制政府采购档案的，采购人、采购代理机构应按单位内部控制管理要求予以提供，并履行登记手续。
第二十六条 档案利用者应对调阅、复制、摘录的政府采购档案的安全性和完整性负责，不得篡改、损坏、传播、转借等。
第二十七条 采购人、采购代理机构应当定期对已到保存期限的政府采购档案进行鉴定，并形成政府采购档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的政府采购档案，应当重新划定保存期限；对保存期满，经鉴定确无保存价值的政府采购档案，可以按照规定的程序进行销毁，并将销毁清册永久保存。
第五章 政府采购档案信息化建设
第二十八条 鼓励采购人、采购代理机构逐步加强政府采购档案信息化建设，逐步实现政府采购档案管理数字化转型，并保障电子档案、传统载体档案数字化成果的安全保存和有效利用，规范政府采购档案信息化管理。
第二十九条 采购人、采购代理机构应当积极推进电子政府采购档案管理系统与办公自动化系统、政府采购电子化系统等相互衔接，确保电子政府采购档案来源可靠、程序规范、要素合规。
第三十条 电子政府采购档案管理系统应当能够有效接收、管理、利用电子政府采购档案，符合电子档案的长期保管要求，建立电子政府采购档案与相关联的纸质政府采购档案的检索关系。
第三十一条 采购人、采购代理机构应当建立电子政府采购档案备份制度，有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏、篡改。
第三十二条 电子政府采购档案与传统载体政府采购档案具有同等效力。
第六章 监督检查
第三十三条 采购人和采购代理机构应当主动接受财政部门或档案主管部门对其政府采购档案的检查。对检查发现的问题应按要求及时予以整改。
第三十四条 采购人、采购代理机构在有关部门实施监督检查过程中，拒绝提供政府采购档案的，属于拒绝有关部门依法实施监督检查，依照《中华人民共和国政府采购法》第七十一条规定处理。
第三十五条 采购人、采购代理机构违反规定隐匿、销毁应当保存的采购文件或者伪造、变造采购文件的，依照《中华人民共和国政府采购法》第七十六条规定处理。采用招标方式实施的政府采购项目，采购人、采购代理机构未妥善保存采购文件的，依照《政府采购货物和服务招标投标管理办法》第七十八条规定处理。
第三十六条 采购人、采购代理机构不按规定立卷归档、档案管理混乱、将政府采购档案据为己有拒绝归档或移交、涂改毁损档案、明知所保存的政府采购档案面临危险而不采取措施造成档案损失、档案工作人员或者对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守造成档案损失的，由相关部门依照《中华人民共和国档案法》第四十八条规定依法追究法律责任。
第七章 附 则
第三十七条 本办法由鹤壁市财政局负责解释。
第三十八条 限额标准以下的采购活动，相关档案管理可参照本办法执行。
第三十九条 对外援助项目、国家相关资格或者资质管理制度另有规定的项目以及军事采购、涉及国家安全和秘密的采购、因严重自然灾害和其他不可抗力所实施的紧急采购，不适用本办法。
第四十条 对在政府采购档案归集、管理、利用和销毁过程中知悉的国家秘密、商业秘密、个人隐私和依法不予公开的信息，采购人、采购代理机构等相关知情人应当保密。
第四十一条 本办法自公布之日起施行。如遇国家有关规定调整，本办法规定与国家有关规定不一致的，按照国家规定执行。
附件：1.政府采购项目应归档材料清单[点击下载]
2.年度政府采购项目目录[点击下载]
3.年度政府采购项目档案统计表[点击下载]
4.《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）[点击下载]
附件1：政府采购档案归档范围和保管期限表.pdf附件2：xx年政府采购项目目录.pdf附件3：xx年政府采购项目档案统计表.pdf附件4：文书档案案卷格式.pdf
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