长沙市城市建设档案馆：长沙市城建档案馆工程竣工档案整理及数字化加工服务采购采购需求公开
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业主类型 | |
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| 审批机关 | 审批事项 | ||
| 审批代码 | 批准文号 | ||
| 审批时间 | 审批结果 | ||
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一、功能及要求：
中标供应商在签订合同后5个工作日内，提供完整的数字化加工方案，制订完善的数字化操作规范，将档案数字化所在加工软硬件和相关材料、工作人员等进驻到扫描加工场地，并开始扫描加工工作。
（一）整理分卷
1.排序与整理
所有工程文件按长沙市建设工程档案验收清单内容排序，并进行修裱、托裱、平整、去钉等整理工作。
应剔除文件上原有的金属物；但已经印刷成册的工程文件宜保持原状；对破损文件予以修裱；幅面过小的文件如产品合格证等应以A4纸进行托裱；幅面过大（大于A4）的文件按图纸式样折叠；图纸按照国家规范要求折叠为A4幅面规格，不打孔不装订，按照图号顺序排列。
2.分卷与编页码
文件材料按180-230页分卷，图纸按10-20张分卷。用铅笔编页码。卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。漏码采用加码方式处理，如55页后漏了3页55+1,55+2，55+3，并在备注栏注明。成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
（二）著录扫描
工程信息著录内容、扫描文件命名及组织结构按长沙市住房和城乡建设局《关于实行建设工程档案“双套制”归档与移交的通知》（长住建发〔2020〕51号）附件2所述要求。
1.工程信息著录
打开工程信息著录表单，著录工程号、工程名称、工程地点、建设单位、设计单位、监理单位、施工单位、勘察单位、规划许可证号、施工许可证号、开工日期、竣工日期、工程造价、用地面积、总卷数、著录人、著录时间等信息。
2.单位工程信息著录
打开单位工程信息著录表单，著录单位工程号、单位工程名称、结构类型、使用性质等信息。
3.案卷信息著录
打开案卷信息著录表单，著录案卷编号、案卷题名、编制时间、保管期限、密级、页数等信息。
案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容，编制单位填写案卷内文件材料及图纸形成单位或主要责任者，一般为，建设单位的前期文件材料为建设单位，其他施工技术文件材料为施工单位。编制日期填写案卷内文件材料的形成的日期，施工技术文件材料、竣工图编制日期一般统一填写工程竣工验收日期。保管期限和密级依据划定的保管期限和保密规定填写，一般为秘密。保管期限为永久。
著录完成后，用案卷封面模板打印出该卷软封面，见GB/T5328-2014（2019年版）样表。
4.卷内目录著录
打开卷内目录著录表单，著录序号、文件编号、文件材料题名、日期、页次等信息，见GB/T5328-2014（2019年版）样表。
每卷著录完成后，用卷内目录模板和备考表模板分别打印出该卷目录和备考表，卷内目录排列在卷内文件首页之前，备考表排列在该卷最后。
5.文件扫描
所有A0幅面以内（包括A0幅面）的文件要求按原幅面一次扫描完成，不允许分幅扫描再拼接图像。扫描的文件格式、分辨率、扫描质量按长沙市住房和城乡建设局《关于实行建设工程档案“双套制”归档与移交的通知》（长住建发〔2020〕51号）附件2所述要求。扫描完成后，应对图片进行修饰，主要包括去黑边、纠偏等。
（三）组卷装盒
档案应采用国家标准卷盒,不得使用非国家标准卷盒，文件材料和图纸卷盒原则上采用3cm规格，较厚的成册文件材料和图纸可采用4cm或5cm规格。
一卷整理好的工程档案应包含案卷盒、案卷盒封面、案卷盒背脊、案卷软封面、卷内目录、文件材料及图纸、备考表。
1.组卷顺序
卷内材料排列顺序依次为：
①案卷软封面
②卷内目录
③文件材料及图纸
④备考表
2.装盒顺序
①把卷内材料装入3cm标准档案盒。
②打印出档案盒封面贴页，并粘贴。
③打印出档案盒背脊，并粘贴。
（四）数据挂接
数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库。在采购人配合下，中标供应商借助相应软件，实现批量、快速挂接。
①通过每一份文件的目录条目可唯一关联到其对应的图像文件。
②确保图像文件能正常打开，图像文件内容与档案实体内容相符、页序页数相同。
二、相关标准：
按国家相关标准执行
三、技术规格：
按国家相关技术规格执行
四、交付时间和地点：
1．时间及地点
（1）实施时间：合同签订后5个工作日内。
（2）实施地点：现档案实体保管库房，即：中国（湖南）自由贸易试验区长沙片区星沙产业基地开元东路1322号库房。
（3）签订合同后，由中标供应商自行与档案实体承租方议定场地、水电等事宜，确保项目于合同签订后5个工作日内启动。
五、服务标准：
1.中标供应商参与本项目的所有工作人员必须通过采购人的审核，并登记备案。
2.项目实施过程中，中标供应商如需更换、增加工作人员，必须提前一周向采购人提供拟加入人员的资料，取得采购人签字同意后方可更换或者增加人手。
3.中标供应商工作人员不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他物品带入加工现场，中标供应商需提供私人物品存放柜。
4.中标供应商不得以任何形式复制纸质档案、离线的档案图像和档案目录数据。
5.数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，中标供应商每周清理废纸不能超过一次，清理时要有采购人的工作人员监督，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。
6.泄露档案所涉及的机密，按有关规定严肃处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。
7.中标供应商及其所有工作人员必须向采购人提供书面保密承诺并签订保密协议。
8.中标供应商需在施工现场安装全方位监控系统，以便采购人随时查看。施工完成后，中标供应商可以撤走监控系统。
9.保密责任
（1）中标供应商须提供工作人员的相关简历、身份证复印件，确保人员身份安全。
（2）中标供应商的工作人员在采购人现场工作时不得使用个人U盘、移动硬盘、数码相机等拷贝设备，若确需数据拷贝，须经现场经理和采购人有关负责人核实用指定设备拷贝。
（3）中标供应商在进入采购人现场后所使用计算机必须编号登记，由采购人控制不允许接入互联网。
（4）项目实施期间，若由于中标供应商原因发生信息泄密情况，视为中标供应商违约。
六、验收标准：
本项目验收工作由中标供应商申请，采购人区分阶段验收和项目整体验收组织实施。验收完成后，由采购人出具经指定负责人签字并加盖采购人公章的验收意见。
1.中标供应商在项目的实施过程中始终提供1人（具备相当计算机办公软件应用能力，熟悉档案专业知识）协助采购人进行认真的检查验收。
2.阶段验收：采购人组织自身技术力量，以建设项目为单位对中标供应商提交的数字化成果进行验收，出具验收意见。
3.整体验收：本项目工作全部完成时，采购人外请相关行业专家和自身技术力量共同成立项目验收组，对本项目所有工作进行一次整体验收。
4.项目须在合同完成期限前通过合格验收，每延迟一天将对中标供应商处以项目全部费用0.03％（万分之三）的罚款。
5.如合同期限满后不能通过验收的，视为中标供应商违约。
6.在验收中检出的错误，成交供应商及时、无偿予以纠正并再次提交采购人验收。
七、其他要求：
1.付款人：长沙市城市建设档案馆（通过国库集中支付）。
2.付款方式：
（1）预付款：合同签订后预付合同总额的30%。
（2）进度款：按中标供应商实际完成的卷数和中标单价数相乘计算出当前应付进度款。合同签订满3个月，以应付进度款减去第（1）项所述预付款，即为本期应付款项。
（3）尾款：项目整体验收通过后，支付剩余尾款。
3.进度款和尾款支付必须提供验收合格资料。
4.所有款项支付均由中标供应商提出书面申请，采购人按照机关事业单位财务相关规定流程逐级审批后实施。
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。
中标供应商在签订合同后5个工作日内，提供完整的数字化加工方案，制订完善的数字化操作规范，将档案数字化所在加工软硬件和相关材料、工作人员等进驻到扫描加工场地，并开始扫描加工工作。
（一）整理分卷
1.排序与整理
所有工程文件按长沙市建设工程档案验收清单内容排序，并进行修裱、托裱、平整、去钉等整理工作。
应剔除文件上原有的金属物；但已经印刷成册的工程文件宜保持原状；对破损文件予以修裱；幅面过小的文件如产品合格证等应以A4纸进行托裱；幅面过大（大于A4）的文件按图纸式样折叠；图纸按照国家规范要求折叠为A4幅面规格，不打孔不装订，按照图号顺序排列。
2.分卷与编页码
文件材料按180-230页分卷，图纸按10-20张分卷。用铅笔编页码。卷内文件均应按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。漏码采用加码方式处理，如55页后漏了3页55+1,55+2，55+3，并在备注栏注明。成套图纸或印刷成册的文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。
（二）著录扫描
工程信息著录内容、扫描文件命名及组织结构按长沙市住房和城乡建设局《关于实行建设工程档案“双套制”归档与移交的通知》（长住建发〔2020〕51号）附件2所述要求。
1.工程信息著录
打开工程信息著录表单，著录工程号、工程名称、工程地点、建设单位、设计单位、监理单位、施工单位、勘察单位、规划许可证号、施工许可证号、开工日期、竣工日期、工程造价、用地面积、总卷数、著录人、著录时间等信息。
2.单位工程信息著录
打开单位工程信息著录表单，著录单位工程号、单位工程名称、结构类型、使用性质等信息。
3.案卷信息著录
打开案卷信息著录表单，著录案卷编号、案卷题名、编制时间、保管期限、密级、页数等信息。
案卷题名应简明、准确揭示卷内文件材料的内容，编制单位填写案卷内文件材料及图纸形成单位或主要责任者，一般为，建设单位的前期文件材料为建设单位，其他施工技术文件材料为施工单位。编制日期填写案卷内文件材料的形成的日期，施工技术文件材料、竣工图编制日期一般统一填写工程竣工验收日期。保管期限和密级依据划定的保管期限和保密规定填写，一般为秘密。保管期限为永久。
著录完成后，用案卷封面模板打印出该卷软封面，见GB/T5328-2014（2019年版）样表。
4.卷内目录著录
打开卷内目录著录表单，著录序号、文件编号、文件材料题名、日期、页次等信息，见GB/T5328-2014（2019年版）样表。
每卷著录完成后，用卷内目录模板和备考表模板分别打印出该卷目录和备考表，卷内目录排列在卷内文件首页之前，备考表排列在该卷最后。
5.文件扫描
所有A0幅面以内（包括A0幅面）的文件要求按原幅面一次扫描完成，不允许分幅扫描再拼接图像。扫描的文件格式、分辨率、扫描质量按长沙市住房和城乡建设局《关于实行建设工程档案“双套制”归档与移交的通知》（长住建发〔2020〕51号）附件2所述要求。扫描完成后，应对图片进行修饰，主要包括去黑边、纠偏等。
（三）组卷装盒
档案应采用国家标准卷盒,不得使用非国家标准卷盒，文件材料和图纸卷盒原则上采用3cm规格，较厚的成册文件材料和图纸可采用4cm或5cm规格。
一卷整理好的工程档案应包含案卷盒、案卷盒封面、案卷盒背脊、案卷软封面、卷内目录、文件材料及图纸、备考表。
1.组卷顺序
卷内材料排列顺序依次为：
①案卷软封面
②卷内目录
③文件材料及图纸
④备考表
2.装盒顺序
①把卷内材料装入3cm标准档案盒。
②打印出档案盒封面贴页，并粘贴。
③打印出档案盒背脊，并粘贴。
（四）数据挂接
数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库。在采购人配合下，中标供应商借助相应软件，实现批量、快速挂接。
①通过每一份文件的目录条目可唯一关联到其对应的图像文件。
②确保图像文件能正常打开，图像文件内容与档案实体内容相符、页序页数相同。
二、相关标准：
按国家相关标准执行
三、技术规格：
按国家相关技术规格执行
四、交付时间和地点：
1．时间及地点
（1）实施时间：合同签订后5个工作日内。
（2）实施地点：现档案实体保管库房，即：中国（湖南）自由贸易试验区长沙片区星沙产业基地开元东路1322号库房。
（3）签订合同后，由中标供应商自行与档案实体承租方议定场地、水电等事宜，确保项目于合同签订后5个工作日内启动。
五、服务标准：
1.中标供应商参与本项目的所有工作人员必须通过采购人的审核，并登记备案。
2.项目实施过程中，中标供应商如需更换、增加工作人员，必须提前一周向采购人提供拟加入人员的资料，取得采购人签字同意后方可更换或者增加人手。
3.中标供应商工作人员不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他物品带入加工现场，中标供应商需提供私人物品存放柜。
4.中标供应商不得以任何形式复制纸质档案、离线的档案图像和档案目录数据。
5.数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，中标供应商每周清理废纸不能超过一次，清理时要有采购人的工作人员监督，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。
6.泄露档案所涉及的机密，按有关规定严肃处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。
7.中标供应商及其所有工作人员必须向采购人提供书面保密承诺并签订保密协议。
8.中标供应商需在施工现场安装全方位监控系统，以便采购人随时查看。施工完成后，中标供应商可以撤走监控系统。
9.保密责任
（1）中标供应商须提供工作人员的相关简历、身份证复印件，确保人员身份安全。
（2）中标供应商的工作人员在采购人现场工作时不得使用个人U盘、移动硬盘、数码相机等拷贝设备，若确需数据拷贝，须经现场经理和采购人有关负责人核实用指定设备拷贝。
（3）中标供应商在进入采购人现场后所使用计算机必须编号登记，由采购人控制不允许接入互联网。
（4）项目实施期间，若由于中标供应商原因发生信息泄密情况，视为中标供应商违约。
六、验收标准：
本项目验收工作由中标供应商申请，采购人区分阶段验收和项目整体验收组织实施。验收完成后，由采购人出具经指定负责人签字并加盖采购人公章的验收意见。
1.中标供应商在项目的实施过程中始终提供1人（具备相当计算机办公软件应用能力，熟悉档案专业知识）协助采购人进行认真的检查验收。
2.阶段验收：采购人组织自身技术力量，以建设项目为单位对中标供应商提交的数字化成果进行验收，出具验收意见。
3.整体验收：本项目工作全部完成时，采购人外请相关行业专家和自身技术力量共同成立项目验收组，对本项目所有工作进行一次整体验收。
4.项目须在合同完成期限前通过合格验收，每延迟一天将对中标供应商处以项目全部费用0.03％（万分之三）的罚款。
5.如合同期限满后不能通过验收的，视为中标供应商违约。
6.在验收中检出的错误，成交供应商及时、无偿予以纠正并再次提交采购人验收。
七、其他要求：
1.付款人：长沙市城市建设档案馆（通过国库集中支付）。
2.付款方式：
（1）预付款：合同签订后预付合同总额的30%。
（2）进度款：按中标供应商实际完成的卷数和中标单价数相乘计算出当前应付进度款。合同签订满3个月，以应付进度款减去第（1）项所述预付款，即为本期应付款项。
（3）尾款：项目整体验收通过后，支付剩余尾款。
3.进度款和尾款支付必须提供验收合格资料。
4.所有款项支付均由中标供应商提出书面申请，采购人按照机关事业单位财务相关规定流程逐级审批后实施。
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。
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