柳州监狱纸质档案数字化扫描服务加工采购邀请公告
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| 项目名称 | 省份 | ||
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业主类型 | |
| 总投资 | 建设年限 | ||
| 建设地点 | |||
| 审批机关 | 审批事项 | ||
| 审批代码 | 批准文号 | ||
| 审批时间 | 审批结果 | ||
| 建设内容 | |||
一、项目信息
项目名称：柳州监狱纸质档案数字化扫描服务加工采购
项目编号：62023061362185004
项目联系人及联系方式： 登录即可免费查看 0772-2778674
报价起止时间：2023-06-13 16:57 - 2023-06-16 18:00
采购单位：广西壮族自治区柳州监狱
供应商规模要求： -
供应商资质要求： -
二、采购需求清单
买家留言：为确保数字化后的图像文件能准确无误的挂接到采购人指定的“档案管理系统”，成交人须在竞标完成后，签订合同前5个工作日内到采购人处对接系统，并得到采购人认可通过，否则采购人有权取消其成交资格。
附件： 竞价声明.docx
柳州监狱政采询价文件(档案加工服务）.doc
响应附件要求：报价时需提交的材料包括但不限于：
（1）项目报价表（格式自拟）；
（2）符合本项目需求的在有效期内的营业执照及其他有关证件复印件；
（3）服务承诺书（格式自拟）；
（4）参数响应表（格式自拟）；
（5）中小微企业声明函（如有）；
（6）需求中要求提供的其他相关方案等材料；
（7）项目实施方案（格式自拟）；
以上材料均需加盖报价单位公章一起打包上传扫描电子版，不接受word可修改版。
三、收货信息
送货方式: 送货上门
送货时间: 工作日09:00至17:00
送货期限: 竞价成交后7个工作日内
送货地址： 广西壮族自治区 柳州市 柳江县 洛满镇 柳州监狱
送货备注： -
四、商务要求
项目名称：柳州监狱纸质档案数字化扫描服务加工采购
项目编号：62023061362185004
项目联系人及联系方式： 登录即可免费查看 0772-2778674
报价起止时间：2023-06-13 16:57 - 2023-06-16 18:00
采购单位：广西壮族自治区柳州监狱
供应商规模要求： -
供应商资质要求： -
二、采购需求清单
| 商品名称 | 参数要求 | 购买数量 | 控制金额(元) | 意向品牌 |
| 纸质档案数字化扫描服务加工 | 核心参数要求: 商品类目: 档案整理服务; 描述:参照《中华人民共和国行业标准DA/T 31—2005纸质档案数字化技术规范》、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》等，对必要的纸质项目档案进行档案数字化服务。;1、档案交接:严格办理交接手续。按采购方的要求，严格办理登记数字化实施各项流程的交接手续，详细做好交接记录。档案交接工作由采购方、成交方负责办理，双方签字确认。;2、扫描前检查页码、档号章、核对目录:（1）检查页码、检查档号章，如发现有错误或漏页码修改补全。（2）（2）根据客户提供的目录进行核对目录，如有遗漏或错误修改补全。;3、修裱要求:实施标准：实施标准：对有破损的档案按国标DA/T25-2000档案俢裱技术规范进行俢裱，对于老旧破损档案，需要对档案文件的进行俢裱，对不符合规格的档案文件进行托裱，并按标准备齐相应的俢裱工具和材料，对粘在一起的文件要采用干湿分离法进行剥离，对边缘有破损的要用棉纸进行俢裱托边，对已破损的档案文件应用棉纸进行俢裱修复，字迹模糊或易退变的，应予复制;4、修裱要求:去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品;幅面过大的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下折叠成A4幅面，对历史原因粘贴不合规范的要重新剥离，保持完整性，并用A4纸重新托裱，并新增一页。;5、拆卷: 拆卷是指将档案拆线、拆订，形成散页，便于扫描的过程。;6、扫描: 扫描是指对档案散页进行快速扫描，形成影像文件的过程。该过程相关要求如下：;6.1:根据数据加载规则设置扫描影像的输出存放位置。;6.2:对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描。;6.3:将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。;6.4:采用全彩模式进行扫描。;6.5:在保证影像质量的前提下，以尽量减小存储容量为准则。;6.6:采用300DPI的分辨率进行彩色扫描，扫描形成文件以单页TIFF或JPG格式存储；照片采用600DPI的分辨率进行扫描，扫描形式文件以单页TIFF或JPEG格式存储。;6.7:用每份文件对应的唯一档号来命名其扫描形成的影像文件。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对影像文件命名。;6.8:有原件模糊不清的文件应在扫描流程单上注明“原件不清”的字样，待做相应的处理。;6.9:扫描页面规格为A4，超过A3幅面的采用大图扫描仪一次扫描成形成单页。（小于A4幅面的按A4算，A3的按2张A4幅面计算；A2按4张A4幅面计算，A1按8张A4幅面计算，A0按16张A4幅面计算，依此类推。）;7、图像处理:图像处理是指对扫描的影像文件进行修整，提高扫描文件的质量的过程。该过程相关要求如下：;7.1:处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。;7.2:对影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框及黑边等应进行去污处理。;7.3:扫描图像排列顺序与原件不一致时，应及时进行调整。;7.4:对出现倾斜的图像进行纠偏处理，要求倾斜度小于1度（以标题所在水平线为准）。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。;7.5:扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。;7.6:扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，保证扫描图像可读。;8、图像命名:（1）扫描文件命名 扫描所得的图像文件应规范命名为档号-图像画幅号的格式。 （2）文件夹命名 按级别分层建立与档号对应的文件夹，各级文件夹以该级别的完整档号命名，扫描图像文件存储在相应级别的文件夹内。 （3）数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。 ;9、质检:质检是指对建立索引的影像文件进行全面统一检查，确保质量的过程。该过程相关要求如下：（1）检查电子影像的页数与原始案卷是否一致。 （2）检查电子影像是否清晰。 （3）检查目录与对应影像的挂接是否正确。 （4）对于质量达不到要求的文件，做下记录必须重新扫描。;10、装订:指将扫描加工完成质检案卷重新装订。该过程相关要求如下： （1）对已完成扫描、加载、质检工序的案卷进行重新装订。 （2）重新装订的案卷，检查案卷内的页数是否完整，有无顺序混乱，正反颠倒等现象，并加以整理。 （3）按原装订孔重新将案卷装订，以左边和下边对齐为标准。 （4）对文书文件等页数较少文件采用不锈钢订书针装订；对页数较多的案卷采用三孔一线棉线装订。 （5）装订材料满足档案长期保管的需要。;11、装盒 :将归档文件按顺序装入档案盒。;12、双层PDF格式 :扫描件合成双层PDF格式满足档案软件全文检索。;13、数据挂接:将档案条目数据与扫描电子文件挂接到采购方已有的档案管理系统中，确保条目数据与扫描电子文件的一一对应，确保加工扫描成果在采购方所使用的档案管理系统中有效检索和显示。以快速的计算机批量处理形式（而不是按逐条条目逐份图像文件手工挂接的形式）将图像文件挂接到采购方已有的档案管理系统中，确保100％的挂接正确率与检索、显示的成功率。;14、数据备份:将档案条目数据及其对应的扫描后形成的JPG格式文件刻录成DVD光盘（光盘为档案级别），光盘标签上注明光盘号、存储内容等信息。（光盘由采购方提供）。;15、档案归还与数据提交:完成数字化加工的档案按要求装订好后归还采购方，双方在交接记录上签字确认。;16、验收提交:要求如下：;16.1:验收包括对电子档案（图像质量、著录质量）及档案原件两者的验收。;16.2:制定严格的质量控制方案，对加工的数据进行自检，自检达标的数据才能递交采购方收。;16.3:档案原件验收逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，需要重新调整。;16.4:提供已进行数字化扫描加工档案的明细清单一份（电子版本）。;16.5:除了将数据导入存储设备之外，还将数字化扫描加工的所有数据利用光盘进行备份。;16.6:完成所有数字化扫描加工任务，由双方共同进行验收，验收通过以双方签署项目验收单为准。;16.7:成品验收影像准确率：100%（顺序准确、不多页少页、保持档案原版原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；影像索引数据匹配准确率：100%；索引数据库挂接准确率：100%。否则采购单位有权单方要求重做。;17、:为确保数字化后的图像文件能准确无误的挂接到采购人指定的“档案管理系统”，成交人须在竞标完成后，签订合同前5个工作日内到采购人处对接系统，并得到采购人认可通过，否则采购人有权取消其成交资格。;18、修裱:1.按国标DA/T25-2000档案俢裱技术规范； 2.棉纸修裱。数量：约1000页。;19、托边:A4纸托边，数量：1000页。;20:未尽事宜，详见采购需求附件。; 次要参数要求: | 502000页 | 登录即可免费查看.00 | - |
买家留言：为确保数字化后的图像文件能准确无误的挂接到采购人指定的“档案管理系统”，成交人须在竞标完成后，签订合同前5个工作日内到采购人处对接系统，并得到采购人认可通过，否则采购人有权取消其成交资格。
附件： 竞价声明.docx
柳州监狱政采询价文件(档案加工服务）.doc
响应附件要求：报价时需提交的材料包括但不限于：
（1）项目报价表（格式自拟）；
（2）符合本项目需求的在有效期内的营业执照及其他有关证件复印件；
（3）服务承诺书（格式自拟）；
（4）参数响应表（格式自拟）；
（5）中小微企业声明函（如有）；
（6）需求中要求提供的其他相关方案等材料；
（7）项目实施方案（格式自拟）；
以上材料均需加盖报价单位公章一起打包上传扫描电子版，不接受word可修改版。
三、收货信息
送货方式: 送货上门
送货时间: 工作日09:00至17:00
送货期限: 竞价成交后7个工作日内
送货地址： 广西壮族自治区 柳州市 柳江县 洛满镇 柳州监狱
送货备注： -
四、商务要求
| 商务项目 | 商务要求 |
| 报价要求 | 本项目实行总承包报价；包含服务采购、专用工具、标准附件、运输、保管、验收、培训、检测等各种费用和售后服务、税金及其它所有成本费用的总和。供应商应对本项目的所有内容范围的货物及服务进行总承包报价；采购人不再支付任何费用。 |
| 投标人资质要求 | 1、本次采购要求投标人在中华人民共和国境内注册（指按国家有关规定要求注册的）且合法存续的，经营本次招标货物或服务的，具备相关资质的法人资格的供应商（具备国家秘密载体印制，资质等级:≥乙级）（提供相关证明材料加盖公章）。 2、供应商须提供档案综合业务管理平台软件、档案利用服务平台软件、数字化元数据采集和管理软件、档案数据库管理系统、影像采集管理系统、数据安全管理平台软件、文件加密管理软件、档案数据信息安全核查软件）著作权证书。（须提供相关证书复印件并加盖单位公章） |
| 项目实施要求 | 采购人提供场地供成交人使用，成交人应根据场地、工期等要求进行实施。 |
| 成交人自备以下基础设备 | （1）台式计算机（因保密需要，项目完成时，需要拆除用于处理扫描档案数据的计算机存储硬件给采购人，报价时请核算相关成本）。 （2）高速扫描仪。 （3）档案级大幅面平板扫描仪。 |
| 扫描加工软件要求 | 竞标人自行提供的扫描加工软件相结合的方式实施，并能够挂接到采购人指定的档案信息资源管理软件系统中。 |
| 技术方案要求 | 竞标人需要制定一套完善且可行性强的项目实施技术方案，对项目需求理解很好，服务管理方案及工作计划方案有较为详细全面的描述，有质量控制、安全保障方案及差错率防范措施，制定有完善的数字化工作相关规范和制度，技术成熟可行。有实施日程表，具体实施步骤和要求描述较全面，进度安排合理，可行性强；有详细的人员安排（人数、岗位人员分配等）职责分工明确，其中拟投入项目经理具有计算机本科以上学历且获软件工程师证书和档案人员岗位培训证书；拟投入扫描设备情况优秀（品牌、型号、性能、已使用年限等）；有详细描述数字化加工工作流程系统操作截图（扫描加工、元数据采集、图像处理、著录、挂接、数据移交、流转等）。 |
| 实施人员要求 | 成交人在项目实施过程中需要提供一支本地化的、品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的服务团队，团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用，需提供详细的团队名单及项目领导小组简历供采购人审核，要求具有市级以上档案部门颁发的档案培训合格证的20人，要求具有市级以上保密部门颁发的保密培训合格证的7人，（需提供保密培训合格证复印件及2022年任意一个月社保证明材料复印件并加盖单位公章） |
| 安全要求 | 成交人应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购人的有关规定（另行签订）。档案整理和扫描工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。 |
| 服务要求 | （1）提供每天24小时的不间断技术支持服务，为甲方提供电话、传真、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。 （2）一年内如因采购人自身系统升级而需要进行档案扫描数据的升迁，需要配合系统开发商提供免费数据升迁服务。 （3）服务期间，能够为采购人提供便捷的售后服务，能够安排至少3名人员在项目实施城市提供售后服务，承诺接到采购人通知后1.5个小时内（含1.5小时）到达现场处理相关工作，提供本地化服务（提供在柳州本地设立的分支机构营业执照扫描件，或承诺能提供本地化服务的声明材料，需加盖公章）。 |
| 服务质量监督和验收要求 | 采购人对扫描质量进行抽查，若有漏扫、错扫、扫描质量明显粗糙模糊与原图差别很大且非扫描仪等客观原因造成的，采购人检查出不合格的，竞标人需无条件进行修改。直至质量达到采购人标准要求。 |
| 其他服务要求 | （1）采购人免费为加工方提供相应的工作场地和相关水电需求。 （2）双方各指定专人负责档案的清点交接工作，《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。 （3）要求中标单位在签立合同时成立项目组，指定专人负责该项目。项目负责人必须为中标单位公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、施工人员及保证措施。 （4）要求投标商中标后，在接到通知可以入场后，一周内将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。 （5）投标公司应提供的售后服务承诺包括：免费服务期的期限，免费服务期满后的服务方式和费用，服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。 |
| 实质性要求 | 为确保数字化后的图像文件能准确无误的挂接到采购人指定的“档案管理系统”，成交人须在竞标完成后，签订合同前5个工作日内到采购人处对接系统，并得到采购人认可通过，否则采购人有权取消其成交资格。 |
| 整理工期 | 成交人必须在签订合同之日起6个月内完成所有的档案数字化服务工作。 |
| 付款方式 | 该项目按进度凭合法发票付款。签订合同五个工作日内，采购人即付合同价款30%为预付款，完成档案数字化扫描工作总量达到80%，采购人即付合同价款的50%为进度款，待成交人完成所有档案数字化扫描工作量，经双方审核、验收合格并交付后，采购人一次性付清合同余款（不计利息）。 |
| 本项目评分办法 | 按政采云平台在线询价低价成交规则，在满足采购需求，同等质量、服务的情况下，报价总价低价成交，报价必须在最高控制报价范围内，否则报价无效。 |
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