深圳市深汕特别合作区应急管理局2024年度档案整理服务项目征集公告
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| 项目名称 | 省份 | ||
| 业主单位 |
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业主类型 | |
| 总投资 | 建设年限 | ||
| 建设地点 | |||
| 审批机关 | 审批事项 | ||
| 审批代码 | 批准文号 | ||
| 审批时间 | 审批结果 | ||
| 建设内容 | |||
一、征集目标：我局需开展2024年度档案整理服务项目工作，此次将面向社会公开征集服务单位。
二、采购项目需求：
（一）项目概况：为进一步夯实深圳市深汕特别合作区应急管理局档案工作规范化、标准化基础，规范档案整理工作，确保其各项工作材料完整无缺漏，我局特开展此次档案管理服务外包项目采购工作。
（二）项目技术要求：
1.服务内容（范围）：
其他服务说明：
（1）乙方提供3人专项档案服务小组，提供团队式档案服务。指定1名有多年档案统筹管理工作经验的档案工作人员作为服务小组负责人，并在服务期内指派1名持有档案上岗证及3年及以上档案工作经验工作人员于法定工作日在甲方处按照甲方上下班时间驻点办公。甲方可随时与乙方服务小组成员联系，乙方需及时完成甲方交办的工作。驻点地址为深圳市深汕特别合作区。驻点档案工作人员工作量增大时，其他小组成员可随时提供档案服务；
（2）开展档案整改工作，对所有质检不过关的档案进行重新规范化整理、数字化、数据挂接等整改工作。由本次服务供应方整理的档案，经质检不过关的，应无条件免费整改；
（3）乙方提供修复工具和整理工作所需的各类用品用具以及纸质档案数字化设备（例如：高速扫描仪、打盒机、大图扫描仪等）；
（4）甲方为乙方驻点人员提供办公场所及基本办公设备，乙方自行解决驻点人员食宿等问题；
（5）乙方应完成甲方交办的其他有关档案管理服务工作。
2.服务要求：
（1）整理要求。对深圳市深汕特别合作区应急管理局文书及业务档案按照年度、保管期限、项目进行分类整理排序、编制页码、盖档号、制作填写盒面、背脊、著录归档文件目录、拆装订、装盒、上架等，并建立完备的统计台账。
（2）数字化要求。档案扫描图像要做到页面整洁，内容完整、清晰，要素齐全，符合国家、省、市纸质档案数字化要求。在对数字化图像进行纠偏、去污时要注意与原件保持一致，符合真实性要求。数字化过程的元数据必须收集齐全，传统载体档案与相应数字化数据必须一一对应。
（3）保密要求。供应方必须严格遵守相关保密规定，严禁将有关资料及工作成果通过任何方式向第三方透露，如因不遵守相关规定造成的一切后果由供应方承担。
（4）对档案实体和数字化数据承担整改责任。在提交验收申请前，档案整理服务工作团队需对档案实体和数字化数据进行全面检查，发现错误立即改正；如因工作不利致验收不合格的，档案整理服务工作团队应无条件整改，直至符合验收标准。
3.服务注意事项：
（1）乙方严格遵照深圳市档案工作相关标准、规范和合作区具体需求开展档案整理各项工作。
（2）乙方绝不将有关资料及工作成果通过任何方式向第三方透露，应对项目有关的技术及文件资料进行保密。
（三）项目工作要求
1.档案整理及数字化工作标准
（1）档案整理按照深圳市档案局(馆)制定的《深圳市市属机关团体事业单位文件集中管理办法》《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《深圳市电子文件归档及管理办法》《科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008)》《归档文件整理规则（DAT22-2015）》《深圳市深汕特别合作区档案管理暂行办法》《深圳市深汕特别合作区建档工作指引》《深圳市深汕特别合作区档案整理工作指引》等相关规范及专业技术标准执行。
（2）档案数字化按照国家档案局发布的《档案服务外包工作规范第1部分：总则》《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》《档案服务外包工作规范第 3 部分：档案管理咨询服务》等相关规范及专业技术标准执行。
（四）项目商务要求：
1.服务期限
（1）服务期限为自合同签订之日起一年。
2.服务成果
规范化整理的档案实体，规范的数字化数据和档案管理系统检索数据，准确的电子检索目录及手工检索目录。乙方为甲方提供档案整理服务，服务期结束的一个月前，乙方应对档案整理服务工作进行总结，向甲方出具年度档案整理服务工作报告。
3.履约验收
（1）质量考核验收标准：整理质量和验收标准，均以《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则》和《深圳市电子文件归档及管理办法》等相关规定的标准为准。乙方完成的档案需通过两道验收程序，一是甲方对乙方档案实体和数字化数据进行初步验收；二是乙方整理的档案实体和数字化数据要通过甲方上级档案管理部门的最终验收，通过甲方上级档案管理部门的最终验收后，双方在验收报告单签字，如未通过甲方上级档案管理部门的最终验收，乙方须安排项目人员及设备针对不合格的部分进行整改，直至通过甲方上级档案管理部门验收。
4.付款方式
（1）双方签订合同后20个工作日内，甲方向乙方支付合同总额50%作为启动经费。乙方服务期满12个月且乙方整理的档案实体和数字化数据通过甲方上级档案管理部门的最终验收后，根据乙方的付款申请，甲方向乙方支付合同总额45%。质保期满后，根据乙方的付款申请，甲方向乙方支付合同总额5%。
（2）因甲方政策或内部审批延迟造成延迟付款的，甲方不承担违约责任。
（3）以上金额均为含税价，乙方申请甲方付款时，须提前15个工作日提交相同金额和甲方抬头的正式发票，并
向甲方提交请款申请书。
5.质保期
为本项目提供1年的免费质保期，质保期自整个项目总体验收合格，双方代表在验收报告单上签字之日起计算。
6.违约责任
（1）在合同履行期间,乙方未按合同约定开展工作的,经甲方2次提醒且仍未按合同约定开展工作的,甲方有权解除本合同并要求乙方按照合同总价30%支付违约金。
（2）在合同履行期间,乙方驻点人员未经甲方同意不在岗位属于无故旷工的,甲方有权按一个月内旷工1天扣除合同总价的1%的违约金、旷工2天扣除合同总价的3%的违约金、旷工3天扣除合同总价的5%的违约金,并要求乙方更换驻点人员。乙方未按时派人或更换驻点人员的,甲方有权解除本合同并要求乙方按合同总金额的30%支付违约金。
（3）在合同履行期间，乙方未按合同约定履行义务，构成违约的，乙方应向甲方按合同总金额的20%支付违约金。
（五）费用预算:
工作总量小于180000页，结算方式为单项服务内容结算金额=实际完成工作量*对应单价，项目最终结算金额为各项服务内容结算金额之和；工作总量大于或等于180000页，以招标总价结算。预算总费用控制在20万元以下，该费用为最高限价。
三、申报条件
1.具有独立法人资格或具有独立承担民事责任的能力的其它组织（提供营业执照或事业单位法人证等法人证明扫描件，原件备查）。
2.在经营活动中没有重大违法记录。
3.参与本项目政府采购活动时不存在被有关部门禁止参与政府采购活动且在有效期内的情况。
4.具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条第一款的条件。
5.未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。
注：“信用中国”“中国政府采购网”以及“深圳市政府采购监管网”为供应商信用信息的查询渠道。
四、申报要求
区应急管理局负责受理此次申报和组织评选，申报单位按照材料清单（详见附件）提供相关佐证材料，所有材料装订成册，加盖公章后于2024年8月29日12:00前发至区应急管理局邮箱yjglj@szss.gov.cn，逾期不予受理。申报单位应对申报材料的合法性、真实性、有效性负责。
联 系 人：王工， 0755-22108950
联系地址：深圳市深汕特别合作区创富路文贞楼1栋1楼。
特此公告。
附件2024年度档案整理服务材料清单.xlsx
二、采购项目需求：
（一）项目概况：为进一步夯实深圳市深汕特别合作区应急管理局档案工作规范化、标准化基础，规范档案整理工作，确保其各项工作材料完整无缺漏，我局特开展此次档案管理服务外包项目采购工作。
（二）项目技术要求：
1.服务内容（范围）：
| 序号 | 服务内容 | 数量（预估） | 备注 |
| 1 | 文书档案、业务档案整理 | 180000页 | 按实际整理数量结算。 |
| 2 | 档案扫描、去黑边、处理纠偏、合并、上传图片 | 180000页 | 传统载体档案数字化、电子文件归档工作，并将相关数据挂接到深汕综合档案管理系统中统一管理；按实际整理数量结算。 |
| 3 | 档案著录及制作目录 | 8000条 | 形成准确、规范的档案目录；按实际整理数量结算。 |
| 4 | 购买无酸档案盒 | 2000盒 | 符合国家档案用品相关标准；结算时需附采购价格清单。 |
| 5 | 购买不锈钢钉、档号章及印油、目录夹、装订线、牛皮纸、棉线等低值易耗档案用品 | 1批 | 符合国家档案用品相关标准；结算时需附采购价格清单。 |
其他服务说明：
（1）乙方提供3人专项档案服务小组，提供团队式档案服务。指定1名有多年档案统筹管理工作经验的档案工作人员作为服务小组负责人，并在服务期内指派1名持有档案上岗证及3年及以上档案工作经验工作人员于法定工作日在甲方处按照甲方上下班时间驻点办公。甲方可随时与乙方服务小组成员联系，乙方需及时完成甲方交办的工作。驻点地址为深圳市深汕特别合作区。驻点档案工作人员工作量增大时，其他小组成员可随时提供档案服务；
（2）开展档案整改工作，对所有质检不过关的档案进行重新规范化整理、数字化、数据挂接等整改工作。由本次服务供应方整理的档案，经质检不过关的，应无条件免费整改；
（3）乙方提供修复工具和整理工作所需的各类用品用具以及纸质档案数字化设备（例如：高速扫描仪、打盒机、大图扫描仪等）；
（4）甲方为乙方驻点人员提供办公场所及基本办公设备，乙方自行解决驻点人员食宿等问题；
（5）乙方应完成甲方交办的其他有关档案管理服务工作。
2.服务要求：
（1）整理要求。对深圳市深汕特别合作区应急管理局文书及业务档案按照年度、保管期限、项目进行分类整理排序、编制页码、盖档号、制作填写盒面、背脊、著录归档文件目录、拆装订、装盒、上架等，并建立完备的统计台账。
（2）数字化要求。档案扫描图像要做到页面整洁，内容完整、清晰，要素齐全，符合国家、省、市纸质档案数字化要求。在对数字化图像进行纠偏、去污时要注意与原件保持一致，符合真实性要求。数字化过程的元数据必须收集齐全，传统载体档案与相应数字化数据必须一一对应。
（3）保密要求。供应方必须严格遵守相关保密规定，严禁将有关资料及工作成果通过任何方式向第三方透露，如因不遵守相关规定造成的一切后果由供应方承担。
（4）对档案实体和数字化数据承担整改责任。在提交验收申请前，档案整理服务工作团队需对档案实体和数字化数据进行全面检查，发现错误立即改正；如因工作不利致验收不合格的，档案整理服务工作团队应无条件整改，直至符合验收标准。
3.服务注意事项：
（1）乙方严格遵照深圳市档案工作相关标准、规范和合作区具体需求开展档案整理各项工作。
（2）乙方绝不将有关资料及工作成果通过任何方式向第三方透露，应对项目有关的技术及文件资料进行保密。
（三）项目工作要求
1.档案整理及数字化工作标准
（1）档案整理按照深圳市档案局(馆)制定的《深圳市市属机关团体事业单位文件集中管理办法》《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《深圳市电子文件归档及管理办法》《科学技术档案案卷构成的一般要求(GB/T11822-2008)》《归档文件整理规则（DAT22-2015）》《深圳市深汕特别合作区档案管理暂行办法》《深圳市深汕特别合作区建档工作指引》《深圳市深汕特别合作区档案整理工作指引》等相关规范及专业技术标准执行。
（2）档案数字化按照国家档案局发布的《档案服务外包工作规范第1部分：总则》《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》《档案服务外包工作规范第 3 部分：档案管理咨询服务》等相关规范及专业技术标准执行。
（四）项目商务要求：
1.服务期限
（1）服务期限为自合同签订之日起一年。
2.服务成果
规范化整理的档案实体，规范的数字化数据和档案管理系统检索数据，准确的电子检索目录及手工检索目录。乙方为甲方提供档案整理服务，服务期结束的一个月前，乙方应对档案整理服务工作进行总结，向甲方出具年度档案整理服务工作报告。
3.履约验收
（1）质量考核验收标准：整理质量和验收标准，均以《深圳市机关、团体、企业事业单位归档文件整理规则》和《深圳市电子文件归档及管理办法》等相关规定的标准为准。乙方完成的档案需通过两道验收程序，一是甲方对乙方档案实体和数字化数据进行初步验收；二是乙方整理的档案实体和数字化数据要通过甲方上级档案管理部门的最终验收，通过甲方上级档案管理部门的最终验收后，双方在验收报告单签字，如未通过甲方上级档案管理部门的最终验收，乙方须安排项目人员及设备针对不合格的部分进行整改，直至通过甲方上级档案管理部门验收。
4.付款方式
（1）双方签订合同后20个工作日内，甲方向乙方支付合同总额50%作为启动经费。乙方服务期满12个月且乙方整理的档案实体和数字化数据通过甲方上级档案管理部门的最终验收后，根据乙方的付款申请，甲方向乙方支付合同总额45%。质保期满后，根据乙方的付款申请，甲方向乙方支付合同总额5%。
（2）因甲方政策或内部审批延迟造成延迟付款的，甲方不承担违约责任。
（3）以上金额均为含税价，乙方申请甲方付款时，须提前15个工作日提交相同金额和甲方抬头的正式发票，并
向甲方提交请款申请书。
5.质保期
为本项目提供1年的免费质保期，质保期自整个项目总体验收合格，双方代表在验收报告单上签字之日起计算。
6.违约责任
（1）在合同履行期间,乙方未按合同约定开展工作的,经甲方2次提醒且仍未按合同约定开展工作的,甲方有权解除本合同并要求乙方按照合同总价30%支付违约金。
（2）在合同履行期间,乙方驻点人员未经甲方同意不在岗位属于无故旷工的,甲方有权按一个月内旷工1天扣除合同总价的1%的违约金、旷工2天扣除合同总价的3%的违约金、旷工3天扣除合同总价的5%的违约金,并要求乙方更换驻点人员。乙方未按时派人或更换驻点人员的,甲方有权解除本合同并要求乙方按合同总金额的30%支付违约金。
（3）在合同履行期间，乙方未按合同约定履行义务，构成违约的，乙方应向甲方按合同总金额的20%支付违约金。
（五）费用预算:
工作总量小于180000页，结算方式为单项服务内容结算金额=实际完成工作量*对应单价，项目最终结算金额为各项服务内容结算金额之和；工作总量大于或等于180000页，以招标总价结算。预算总费用控制在20万元以下，该费用为最高限价。
三、申报条件
1.具有独立法人资格或具有独立承担民事责任的能力的其它组织（提供营业执照或事业单位法人证等法人证明扫描件，原件备查）。
2.在经营活动中没有重大违法记录。
3.参与本项目政府采购活动时不存在被有关部门禁止参与政府采购活动且在有效期内的情况。
4.具备《中华人民共和国政府采购法》第二十二条第一款的条件。
5.未被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为记录名单。
注：“信用中国”“中国政府采购网”以及“深圳市政府采购监管网”为供应商信用信息的查询渠道。
四、申报要求
区应急管理局负责受理此次申报和组织评选，申报单位按照材料清单（详见附件）提供相关佐证材料，所有材料装订成册，加盖公章后于2024年8月29日12:00前发至区应急管理局邮箱yjglj@szss.gov.cn，逾期不予受理。申报单位应对申报材料的合法性、真实性、有效性负责。
联 系 人：王工， 0755-22108950
联系地址：深圳市深汕特别合作区创富路文贞楼1栋1楼。
特此公告。
附件2024年度档案整理服务材料清单.xlsx
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