苏州市文化广电新闻出版局关于档案数字化加工整理服务项目的磋商采购公告
微信分享
关注项目
标讯收藏
| 项目名称 | 省份 | ||
| 业主单位 |
认领
立即查看
|
业主类型 | |
| 总投资 | 建设年限 | ||
| 建设地点 | |||
| 审批机关 | 审批事项 | ||
| 审批代码 | 批准文号 | ||
| 审批时间 | 审批结果 | ||
| 建设内容 | |||
苏州诚和招投标咨询有限公司受苏州市文化广电新闻出版局的委托，就其所需的档案数字化加工整理服务采用竞争性磋商方式进行采购，欢迎有资格的供应商前来参加本次磋商采购活动。
一、采购编号：SZCH2018-C-023
二、采购内容：
1、标的物名称：档案数字化加工整理服务
2、项目期限：2019年1月31日前完成。如不能如期完成项目，采购方有权终止合同，成交单位须承担由此对采购方造成的损失。
3、项目地点：采购单位指定地点
4、采购需求：
（一）项目概述：
对苏州市文广新局2001年—2011年文书档案进行数字化，全部实物档案拍照录入归整，全部照片档案录入归整,2011年—2018年12月31日全部电子档案分类归整。本项目需要数字化的档案采用组件方式整理，已全部装订，具有文件级目录数据。基本上薄的采用斜角胶装，厚的采用三孔一线装订。档案纸张状态良好。档案材料上标注“机密”“秘密”和“内部”的不进行数字化，保管期限为“短期”或“定期10年”及以下的不进行数字化。预估文件扫描工作量为22558件，实物档案300件，照片500张，电子档案12295件。
（二）项目总体要求：
（1）2019年1月31日前完成。如果成交方未在约定期限前完工，每逾期一天，需支付合同总价0.1%的违约金。延期交付使用超过15天视为成交方严重违约，采购方有权立即终止合同。
（2）档案数字化加工整理和验收参照以下规范和标准执行。下列规范和标准有冲突的地方，以采购方业务人员确认后的业务要求为准。
A）国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》（档办发【2014】7号）；
B）江苏省档案局、省国家保密局《江苏省档案数字化安全保密管理规定》；
C）档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）；
D）苏州市档案局《苏州市档案数字化操作规程》（档发【2018】39号）；
E）苏州市档案局《苏州市档案接收进馆标准》。
（3）成交方派驻采购方现场的不得少于5名操作人员和 1名现场项目负责人。现场项目负责人须为档案专业或具有档案职称。
（4）本次采购内容是一个完整的部分，不得以任何形式进行转包或分包。
（5）成交单位必须在成交后5个工作日内到苏州市档案局办理备案手续。
（三）数字化技术要求：
本项目档案数字化需遵循档案行业标准《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）、苏州市档案局《苏州市档案数字化操作规程》（档发[2018]39号）和苏州市档案局《苏州市档案接收进馆标准》。各环节基本要求如下：
（1）数字化前处理。主要是对档案进行检查和修整。
表1 纸质档案数字化前处理要求
| 项目 | 具体要求 |
| 检查目录 | 1．逐件检查档案实体和目录，确保实体与目录一一对应； 2．发现错误及时修改、补漏，完善档案的排列、编目等内容。 |
| 检查编号 | 未编制页号或编号有误的，应进行补编和更正。 |
| 检查题名 | 文件没有标题或标题不能揭示文件内容的，应重新拟制题名。 |
| 拆除装订 | 1．装订物影响扫描工作进行、拆除后可复原的档案，可拆除装订物进行数字化，拆除装订物时应注意保护档案不受损害； 2．对排列顺序不准确的档案应进行重排。 |
| 扫描内容 | 1．应逐页扫描，从案卷封面开始，至案卷末页结束； 2．遇有浮帖时，浮帖加原页扫描1 页，浮帖揭开后原页内容扫描，若遇到多张浮帖重叠，每张浮帖均单独扫描。 |
| 整理登记 | 1．认真填写纸质档案数字化流程单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数； 2．应记录每一卷（件）文件的数量、破损等内容； 3．应根据纸张质量，选择合适的扫描方式。 |
（2） 目录数据校对。对档案目录数据进行校对。已建立目录数据库的，不再重新著录。对前处理工作中发现档案目录存在问题的，进行修改、补录，形成准确、完整的目录数据。要求做到，有错误的需要改正；多录入的数据、重复的数据要删除；缺失的信息需要补录。
表2 纸质档案目录数据校对要求
| 项目 | 具体要求 |
| 目录数据校对范围 | 1．文书档案：案卷级、文件级； |
| 目录数据校对要求 | 1．应准确、完备，达到案卷级、文件级目录与档案实体内容准确一致，文件级目录数据与档案实体排列顺序一致； 2．文件级目录著录项要求参照《归档文件整理规则》（DA/T-22-2015）； 3．选择可转换为通用格式的数据库，以便于数据交换。 |
（3）元数据捕获。在档案数字化过程中，记录必要的元数据，包括全文数据生成环境、数字化各类技术参数等信息。元数据均应存入数据库。
表3 纸质档案元数据采集要求
| 序号 | 元数据项 | 元数据描述 |
| 1 | 数字化时间 | 记录纸质档案数字化的起止时间。 |
| 2 | 色彩空间 | 记录扫描图像所应用的色彩空间。 |
| 3 | 扫描分辨率 | 记录扫描分辨率。 |
| 4 | 扫描色彩模式 | 记录扫描色彩模式。 |
| 5 | 存储格式名称 | 记录扫描数字图像存储格式的名称。 |
| 6 | 格式版本 | 记录扫描数字图像存储格式的版本。 |
| 7 | 扫描设备类型 | 记录纸质档案数字化所用扫描设备的类型。 |
| 8 | 扫描设备制造商 | 记录纸质档案数字化所用扫描设备的制造商。 |
| 9 | 扫描设备型号 | 记录纸质档案数字化所用扫描设备的型号。 |
| 10 | 数字化软件名称 | 记录纸质档案数字化所用软件的名称。 |
| 11 | 数字化软件版本 | 记录纸质档案数字化所用软件的版本。 |
| 12 | 数字化软件生产商 | 记录纸质档案数字化所用软件的生产商。 |
（4）扫描。纸质档案扫描应根据档案原件情况、设备情况等选择相应的扫描方式，相关参数的设置应保证图像不失真，效果最接近档案原件。扫描应做到不缺页、不错页、不重页。确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。
表4 纸质档案扫描总体要求
| 项目 | 具体要求 |
| 扫描方式 | 1．应特别注意对档案实体的保护，采用平板扫描仪等对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化，对纸张状况较好的档案，可以采用高速扫描仪； 2．根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。对超大幅面不能一次完成扫描的可以分区扫描后拼接。 |
| 色彩模式 | 全部采用彩色模式进行扫描。 |
| 分辨率 | 1．扫描分辨率不小于300dpi； 2．文字偏小、密集、清晰度较差时，应适当提高分辨率； 3．对指定的有仿真、印刷等其他用途的档案，根据需要提高分辨率。 |
（5）图像处理。用数字化设备的配套软件或专业的图像处理软件，对扫描图像进行技术处理，处理过程中应尽可能保持档案原件的特性。
表5 纸质档案扫描图像处理要求
| 项目 | 具体要求 |
| 旋转 | 对方向不符合阅读习惯的图像应进行旋转还原。 |
| 纠偏 | 对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，偏斜角度小于1 度。 |
| 去污 | 1．对扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质应进行去污处理； 2．处理过程中应遵循展现档案原貌的原则，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水溃、污点、装订孔等。 |
| 裁边 | 对扫描后的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，不得裁掉纸质档案原有页边，裁边后的图像幅面大小与原件保持一致。 |
| 图像拼接 | 1．对分幅扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，拼接时应确保拼接处平滑地融合，合并为一个完整的图像； 2．分幅扫描时，应使各分幅的大小尺寸相近、分辨率一致，相邻图像之间重叠面积不少于分幅面积的1/20 ，若采用软件自动拼接的，重叠面积建议不小于原件的1/3； 3．经图像拼接处理的档案应做好记录，并在目录数据的备注中加注“图像拼接”。 |
（6）存储格式与图像命名。
档案图像文件长期保存格式为JPEG或JPEG2000格式，图像压缩率不低于80% ，按照档号与图像流水号的组合对原始扫描图像文件命名。
以“件”为单位，将图像文件合并成PDF格式，并进行全文OCR识别形成双层PDF。按照档号对文件命名，PDF文件存储在以档号结构（如：全宗/年度/保管期限/机构）命名的文件夹中。
（7）数据挂接。将合并转化为PDF格式的原文数据进行核对，无误后将电子原文挂接至市文广新局办公平台并挂接市档案局数据平台，保证档案文件级目录数据与原文一一对应。
（四）数据备份要求：
（1）备份范围。经验收合格的完整数据应及时进行备份，包括原始扫描图片、加工后的图片、合成的双层PDF文件、条目数据、项目文档等。
（2）备份方式。通过2.5寸移动硬盘备份，项目完成后移动硬盘必须移交采购方，不得带走，费用包含在总价中。
（3）数据检验。备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
（4）备份标签。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
（5）备份登记。填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
（五）成果验收要求
（1）内部自检。
成交方需建立有完善的内部质量控制机制，以保障档案数字化加工整理服务成果符合验收要求。在提交采购方验收之前，需对照档案数字化加工整理的规范和标准进行内部自检，内部自检合格率不得低于100%。
（2）数据抽检。
采购方以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比例不低于5%。
（3）验收指标。
数字化扫描：目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
文件级目录校对：关键字段（档号及档号组成字段、题名、文号、责任者、文件日期、姓名、身份证号等档案检索字段）出现错误，抽检标记为“不合格”。
采购方在验收中检出的错误，成交方应及时、无偿予以纠正并再提交成交方验收。抽检合格率（合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%）达到100%时，给予验收“通过”。如果出现档案原始材料丢失或者档案泄密等事故，验收“不通过”。
（4）验收审核。
最终由采购方邀请档案局按照《苏州市档案接收进馆标准》进行验收审核，如全部工作完成后达不到进馆标准，视为验收不通过。由成交方整改落实，直至达到进馆标准。
（六）安全保密要求
（1）成交方需制定完善的安全保密制度和内部作业流程，严格遵守《档案数字化外包安全管理规范》（档办发【2014】7号）和江苏省档案局、省国家保密局《江苏省档案数字化安全保密管理规定》等相关安全保密要求。
（2）成交方在进场实施前与采购方另行签订《安全保密协议》，且成交方在工作期间必须遵守采购方的相关保密制度，做好档案的保密和保护工作。各种档案文件，不得丢失、泄密、损坏。
（3）成交方需与所有参与项目的工作人员签订安全保密协议，参与项目实施的人员不得有违法犯罪记录，不得用临时聘用人员（含实习生），并对项目实施人员加强安全保密教育。项目实施中途不得随意更换工作人员（员工离职等特殊情况除外），如需更换，应至少提前三日书面通知采购方，征求采购方书面意见。
（4）在加工过程中，不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于成交方过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，成交方承担一切责任。
（5）成交方对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细登记，建立工作日志并及时整理、汇总、装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。要建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。
（6）成交方进入现场的设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。成交方应在加工现场配备专用数据存储设备，不得与其他部门共用。进入加工现场的计算机设备应做相应保密处理，光驱、软驱和USB端口封闭，不得使用任何带存储功能的外接设备，存储加工成果的介质不得带离加工现场，确保信息安全。
（7）成交方工作人员不得在数字化加工整理工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如笔记本电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等。不得以任何形式将各种档案和数据带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得查看非工作内容的档案及讨论档案内容。
（8）档案整理及数字化加工后的各种影像、资料所有权属采购方，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。本次项目使用的储存和计算机硬盘在项目验收通过后，在苏州工业园区档案管理中心工作人员的现场监督下全部格式化，并多次写入。移动存储介质的使用需经采购方同意并登记备案，并在项目验收通过后移交采购方。
（9）成交方需对作业现场全程录像，并在项目验收后移交监控记录，以备事后查证。采购方有权对数字化加工整理现场录像随时调用。
（10）项目完成项目后成交方仍需对本项目的数据资料保密承担责任。
（七）售后服务要求
成交方须从项目整体验收合格之日起，提供三年免费的质量保证及售后服务。质保期满后，有义务向采购方提供必要的后续技术支持。无论在质保期内还是质保期满后，供应商负责对其实施的项目，24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。最迟在第2个工作日内纠正错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证采购方的正常使用。
（八）试输期要求
（1）成交方进场后，有不超过2个星期的试输期，试输期内有连续3天抽检合格率为100%的数据，采购方可以使用，按入库数量和合同单价支付价款。不符合此要求的数据，全部删除，不支付价款。
（2）试输期内，成交方因为无法达到采购方准确率要求的，采购方有权终止合同。
（九）其他要求
（1）采购方只提供场地和必要的档案业务指导。成交方需自行携带所需的电脑和存储设备、办公桌椅、办公耗材和人员上门提供服务。
（2）成交方在工作中必须与采购方做好档案的安全交接，并有记录；成交方作息时间需与采购方工作人员一致。
3本项目采购预算和最高限价：
人民币（大写）：贰拾万元整
人民币（小写）：￥200，000.00元
四、合格磋商供应商的一般条件
1、具有独立承担民事责任的能力；
2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
3、具有履行合同所必须的设备和专业技术能力；
4、有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
5、参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；
6、法律、行政法规规定的其他条件。
五、合格磋商供应商的特殊条件
无。
六、磋商文件获取信息：
（一）报名时间：自磋商公告发布之日起至2018年12 月25日。
（二）报名方式：
1、申领CA。供应商进入“苏州市政府采购网”的“网上报名”系统注册企业基本信息，注册成功后携带相关资料至苏州市数字证书认证中心有限责任公司任意网点进行审核并申领CA证书，申领时说明为“苏州市级政府采购项目专用CA证书”。有效期内的CA证书可以反复使用。
2、登录报名。供应商进入“苏州市政府采购网”的“网上报名”系统，输入注册时设置的用户名和密码登录。登录后通过采购项目类别和内容查找拟报名的政府采购项目，插入CA证书并点击“报名”按钮报名。报名成功后，系统会显示报名成功确认单以供打印。报名成功的供应商不可撤销报名。
（三）依法获取采购文件
供应商进行网上报名后在报名系统中自行下载采购文件，报名日期视同为依法获取采购文件日期。
注：供应商打印、保留“网上报名确认单”，质疑时与质疑函一并提交。
未依照采购公告要求实行网上报名的供应商，视为未参与该项政府采购活动，不具备对该政府采购项目提出质疑的法定权利，但因供应商资格条件或报名时间设定不符合有关法律法规规定等原因使供应商权益受损的除外。
七、响应文件接收信息：
（一）现场解密。报名成功的供应商应携带CA证书至磋商现场。开标时，代理机构对报名成功供应商的CA证书进行报名解密，接收供应商的CA证书截止时间为项目开标时间前。代理机构用本单位用户名、密码登录“苏州市政府采购执行交易平台”评审报告登记栏中的供应商报名解密，选定开标项目，按收到CA证书的先后顺序，插入Ukey进行解密，供应商输入CA证书密码后，解密成功。代理机构现场打印出报名成功供应商名单和政府采购信用信息查询记录表。因供应商未按要求预留解密时间，未能完成现场报名解密步骤的供应商，视为未报名参加该采购项目。
（二）磋商响应文件的递交和磋商
磋商响应文件解密及递交时间：2018年12月29日13:00—13:30整
磋商响应文件递交截止时间：2018年12月29日13:30整
磋商时间：2018年12月29日13:30整
磋商地点：苏州市公共资源交易中心（政府采购）
磋商地址：苏州市莲升路城市生活广场西楼五楼
八、联系及监督
1、采购单位
名 称： 苏州市文化广电新闻出版局
地 址： 苏州市公园路38号
联 系 人： 登录即可免费查看
联系电话： 登录即可免费查看
2、采购代理机构
名 称： 苏州诚和招投标咨询有限公司
地 址： 苏州市竹辉路477号咨询大厦二楼
电 话： 登录即可免费查看
传 真： 0512-65262733
邮政编码： 215007
联 系 人： 登录即可免费查看
3、苏州市政府采购管理监督电话：0512-68616651
九、其他应说明事项：
1、本项目不接受多个供应商组成联合体参与磋商。
十、公告期：公告之日起三个工作日。
微信扫码关注
