资中县社会保险事务中心2023年资中县参保人员个人档案数字化采购项目竞争性磋商采购公告
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资中县社会保险事务中心2023年资中县参保人员个人档案数字化采购项目竞争
性磋商采购公告
(招标编号:ZYZY-2023-0404)
项目所在地区:四川省,内江市,资中县
一、招标条件
本资中县社会保险事务中心2023年资中县参保人员个人档案数字化采购项目已由项目
审批/核准/备案机关批准,项目资金来源为国有资金16万元,招标人为资中县社会保险事
务中心。本项目已具备招标条件,现招标方式为其它方式。
二、项目概况和招标范围
规模:档根据《电子文件归档与管理规范》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期
限规定》的相关要求,为不断提高资中县参保人员个人档案管理和日常业务工作水平,实现
业务档案数字化,资中县社会保险事务中心积极开展档案数字化开发应用工作。档案的数字
化是档案管理信息化的一项基础工作,档案的数字化包括两方面内容一是档案目录数字化;
二是档案全文数字化,只有实现了档案的数字化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案从
保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管
理,为社会提供高效、优质的服务。
范围:本招标项目划分为1个标段,本次招标为其中的:
(001)资中县社会保险事务中心2023年资中县参保人员个人档案数字化采购项目;
三、投标人资格要求
(001资中县社会保险事务中心2023年资中县参保人员个人档案数字化采购项目)的投
标人资格能力要求:1.具有独立承担民事责任的能力;
2.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度;
3.具有履行合同所必须的设备和专业技术能力;
4.具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录;
5.参加本次采购活动前三年内,在经营活动中没有重大违法违规记录;
6.法律法规规定的其他条件;
7.本项目不接受联合体参与采购活动;
8.根据采购项目提出的特殊条件。
8.1供应商单位及其现任法定代表人/主要负责人不得具有行贿犯罪记录;
8.2供应商按规定获取了磋商文件。;
本项目不允许联合体投标。
四、招标文件的获取
获取时间:从2023年04月25日09时00分到2023年05月04日17时00分
获取方式: 电子邮件报名:获取采购文件时,供应商为法人或者其他组织的,需提供单
位介绍信及经办人身份证明扫描件(加盖公章)供应商为自然人的,需提供本人身份证明(扫
描件)传送至邮箱(3432880771@qq.com),代理机构在该邮箱中收到供应商的相关资料扫描
件并审核确认后,将通过邮箱的方式发送至各供应商报名费缴纳收款账号及“报名登记表”,
各供应商缴纳报名费且完整填写“报名登记表”后,将报名费缴纳转账记录及报名登记表清
晰扫描件发送至邮箱(3432880771@qq.com),经代理机构审核完成即获取采购文件成功,本
项目采购文件电子版发送至供应商填写的“报名登记表”中载明的电子邮箱。”
五、投标文件的递交
递交截止时间:2023年05月08日14时30分
递交方式:资中县资州大道南二段五馆汇金天地商业街3栋4楼开标厅纸质文件递交
六、开标时间及地点
开标时间:2023年05月08日14时30分
开标地点:资中县资州大道南二段五馆汇金天地商业街3栋4楼开标厅
七、其他
(一)项目概述
根据《电子文件归档与管理规范》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的相
关要求,为不断提高资中县参保人员个人档案管理和日常业务工作水平,实现业务档案数字
化,资中县社会保险事务中心积极开展档案数字化开发应用工作。档案的数字化是档案管理
信息化的一项基础工作,档案的数字化包括两方面内容:一是档案目录数字化;二是档案全
文数字化,只有实现了档案的数字化,才能冲破档案利用的种种局限,使档案从保管和利用
职能向信息采集、管理和服务职能转变,实现档案信息资源的合理配置、科学管理,为社会
提供高效、优质的服务。
2023年需对参保人员个人档案约登录即可免费查看 页进行档案数字化制作(以实际数字化页数据实结
算)。
(二)服务内容及要求
女1、服务内容
档案整理(档案移交、原件拆除)一档案扫描一图像处理一图像处理质检一图像存储一目
录建库一数据挂接一数据检验一数据备份一原件装订一档案归还。
2、工作流程
2.1档案整理: 在扫描之前,根据档案管理情况,对档案进行适当整理,确保档案数字化质
量。
(1)档案移交:由资中县社会保险事务中心档案室按年度向制作方移交档案,制作方应妥
善、安全保管所移交的全部档案完成所有工作后,制作方向资中县社会保险事务中心档案
室移交,经双方工作人员核对无误后签字确认移交工作。
(2)原件拆除:在不去除装订情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物;将档案
原件的装订线拆除,排好顺序,不得出现任何漏缺页及顺序错误,更不能对档案原件有任何
损坏。
(3)页面修整:对破坏严重、无法直接进行扫描的档案,应及时与资中县社会保险事务中
心档案室工作人员联系,进行技术修复、裱糊等,对折皱不平影响扫描质量的原件应进行相
应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。
2.2档案扫描。
(1)扫描方式(扫描前必须准备一台专业的高速扫描仪,并带平板)。根据档案幅面的大小
(A4、A3等)选择相应规格的扫描或专业扫描仪。普通A4纸质文件,采用高速扫描仪的自动
进纸方式扫描纸质过薄、透明的(如信纸、便签纸)采用高速扫描仪的平板扫描纸质过厚、
照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描对文件页面贴有附属小页面、纸张时,将大小页面
单独在平板中扫描。
(2)扫描模式(纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式)。页面为黑白两色,字
迹清晰的、不带图片的档案材料,采用黑白方式页面为黑白两色,清晰度较差或者带有图片
的档案材料,以及页面多为彩色文字的档案,采用彩色或灰度模式(因情况而定),页面中有
红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案,采用彩色模式扫描。
(3)分辨率选择:根据《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2017)文件对每份纸质档案
进行扫描,扫描像素不低于300dpi,并进行修整,规范图像。需要时可根据原件的清晰度
适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小,可适当提高分辨率;反之也可相应减少
分率,增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准。
(4)扫描登记:填写交接登记表,登记扫描的页数。核对每份文件的实际扫描页数与档案
整理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。
2.3图像处理:对图像进行处理,以获得最好的图像质量,保证图像完整、端正、无扭区、
版面无暗影,无干扰信息,主要完成图像处理包括:去黑边、去污点、纠偏等,处理完的图
像保存格式为PDF。
(1)纠偏:对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正,包括自校和手校,保证数字图像
的偏斜角度小于1度(图像偏斜不超过页面内半个文字)。
(2)旋转按文字方向将图片旋转至正确方向,没有文字的图片,判断其方向后进行左旋、
右旋、翻转、旋转等工具。
(3)去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,去除数字图像中影响可懂度的杂质,
如去除黑边、多余边、污点。
(4)截边:采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像
文件的容量,节省存储空间。
(5)删除空白页:将扫描后页面之间的空白页进行删除。
(6)断字修补:对部分文字不清楚可进行修补。
(7)反白字修正:将部分反白文字可进行描述。
(8)分割:将A3幅面的文件分割为两份A4幅面的文件。
(9)拼接:对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,应进行拼接处理,合并为一个完整
的图像,以保证档案数字化图像的整体性。
2.4图像处理质检:主要对完成图像深处理的检查,不合要求的返回上一环节重新处理,如
以下问题:
(1)由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新扫描对图像偏
斜度、清晰度、失真度等进行检查。
(2)发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理,图像处理的是否得当,严重的
应重扫,处理不当的应重新处理。
(3)扫描图像页码顺序是否与原文件一致,有无漏扫、多扫(重复)、纸张倒置等情况。
(4)顺序:如果页码不连续,与原文不一致,需对页面进行排序。
(5)漏扫:将漏扫的页面重新扫描,并插入到正确的位置。
(6)多扫:将多扫页面别除。
(7)倒置:不符合要求的需进行调整,保持与原文一致。
2.5图像存储:纸质档案目录数据库中的每一份文件,都有一个与之相对应的唯一档号,以
该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件要合并为一个PDF,保存到指定的路径,
便于准确挂接入库,与档案管理软件中的目录建立一一对应的关系。再将所有文档批量转换
为可以复制、检索利用的双层PDF 格式,然后进行光盘刻录,确保刻录好的光盘能正确读出,
并做好标识标签。(注:禁止用 word文档保存扫描图像)
2.6目录建库:按照《档案著录规则》要求进行著录,建立档案目录数据库,目录建库应选
择通用的数据格式。
2.7数据挂接
(1)以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存
储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时,要认真核查每一份图像文件的名称与
档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件
的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。
(2)通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性
建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
(3)档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据,通过质检环节确认为“合格”
后,通过编制程序或借助相应软件,可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入
对应的电子地址信息等,实现批量快速挂接。
2.8数据检验
(1)一个全宗的档案,数字化转换质量抽检的合格率过到95%以上(含95%)时,给予验收“通
过”。目录数据库与图像文件挂接错误或目录数据、图像文件之一出现不完整、不清晰、有
错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”。
(2)验收“通过”的结论,必须经主要领导审核、签字后方有效。
(3)填写纸质档案数字化交接登记表。
2.9数据备份:经验收合格的完整数据应及时进行备份。著录条目和全文数据进行一式两份
DVD 光盘、移动硬盘刻录,移交前检测光盘、移动硬盘读取性能,抽查刻录好的光盘、移动
硬盘影像质量,主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等,不
合格的需重新刻录。数据备份后应在备份介质上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及光
盘编号等,以便查找和管理,对保密的需标明密级。
2.10原件装订:扫描工作完成后,拆除过装订物的档案应按按照原有的整理方法对整理好
的档案以盒为单位,进行安全、准确、无遗漏、三孔一线装订牢固恢复装订时,应注意保
持档案的排列顺序不变,装订不能损害档案原件,装订时应按原有顺序装订,案卷不掉页、
左边和底边整齐,保持拆卷前的原貌,并认真做好档案页码、页数的检查对较。并按要求达
到四川省档案工作规范化管理壹级标准和四川省社保档案装订标准。
2.11档案归还:对档案逐一清点,办理归还手续。
女3、技术要求的标准及规范
(1)《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2017);
(2)《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002);
(3)《档案著录规则》(DA/T18);
(4)《信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第1部分要求和指南》(GB/T17235.1-
1998);
(5)《信息技术连续色调静态图像的数字压缩及编码第2部分一致性测试》(GB/T17235.2-
1998);
(6)其他有关的国家标准及行业规范。
4、安全保密
女(1)服务方在档案数字化服务工作期间,应树立保密观念,贯彻执行《档案法》《保密法》
并遵守档案保密规章、制度,履行与其工作岗位相应的保密职责。
(2)资中县社会保险事务中心有权要求服务方签订保密承诺书。
(3)供应商对档案要严格管理,对档案内容不得以任何口头告知他人或谈论,不得随意摘
抄、拍照、翻印或复制夹带离开采购人指定工作地点。
女(4)如供应商违反保密规定和保密承诺,构成犯罪的,由国家依法追究其刑事责任。
5、其他要求
女(1)档案整理严格按照国家相关标准及档案归档范围和档案保管期限表进行整理分类。
(2)确保在扫描过程中不对业务资料档案原件造成二次损伤。
(3)档案扫描完成后,要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进
行装订,尽量不要新打孔装订,力求保护原件。
三、商务要求
女(一)服务期限:自签订服务合同之日起90日内完成所有工作,并提供有效成果。
女(二)服务地点采购人指定地点。签订合同后,采购人提供作业实施场地,成交供应商
自行配备服务全过程所需的设备及人员。除服务费以外,采购人不再另行支付员工工资、住
宿、餐费或所需设施设备等其他任何费用。服务全过程中,供应商所有参与人员不得将档案
私自带出档案室或外传。
女(三)报价方式本项目按服务内容分项进行报价,所报单价不得超过其对应服务内容单
价最高限价,否则作为无效响应处理,详细服务内容及单价最高限价:项目名称:1、2023
年资中县参保人员个人档案扫描,单位页,单价(元):0.50元/页,数量据实结算2、2023
年资中县参保人员个人档案条目著录,单位:件,单价:0.50元/件,数量:据实结算;3、
业务档案图片处,单位:项,单价(元):该项为成交供应商配套完成的服务,不单独结算
服务费用,数量:/;4、业务档案原件装订,单位:项,单价(元):该项为成交供应商配
套完成的服务,不单独结算服务费用,数量:/;5、数据备份,单位:项,单价(元):该
项为成交供应商配套完成的服务,不单独结算服务费用,数量/;6、数据迁移,单位:项,
单价(元):该项为成交供应商配套完成的服务,不单独结算服务费用,数量:/。女(四)
结算方式以成交分项单价乘以实际工作量进行合计结算,最终结算价格不得超过本项目采
购预算。
女(五)付款方式经采购人验收合格一次性按实结算并支付。成交供应商提供合法有效的
增值税发票。
女(六)验收方法及标准:
1、验收方法:供应商提供完整的数字化档案成果数据及经整理档案原件交付采购人进行验
收,验收合格双方签署《验收报告》。其他未尽事宜参照《财政部关于进一步加强政府采购
需求和履约验收管理的指导意见》(财库(2016〕205号)执行。
2、验收标准:按磋商要求、成交供应商的响应文件及承诺、签订的合同、国家及行业相关
规范标准进行。
(七)履约验收时间:合同期限届满后7日内。
(八)售后服务
1、成交供应商应完善数字化档案成果备份制度,当所提交的数据成果损毁或遗失时,供应
商应当及时响应,并最大程度保障采购人对档案数据的使用效益。
2、响应时效在收到采购人通知后,成交供应商应在30分钟内做出服务响应并制定方案,1
小时内拟派专业技术人员到达采购人处进行接洽。
女(九)违约责任与解决争议的方法:
1、违约责任:采购人有权监督供应商服务过程,发现未按要求、标准执行作业或未满足规
定的响应时效等违约情形,采购人将下达整改通知书,供应商应在限期内整改。供应商拒绝
整改或经三次整改仍未合格的,采购人有权解除合格,并由供应商承担有关责任。
2、解决争议的方法
(1)在执行合同中发生的或与本合同有关的争端,双方应通过友好协商解决,经协商在60
天内不能达成协议时,应提交仲裁委员会仲裁。
(2)仲裁裁决应为最终决定,并对双方具有约束力。
(3)除另有裁决外,仲裁费应由败诉方负担。
(4)在仲裁期间,除正在进行仲裁部分外,合同其他部分继续执行
(十)合同实质性条款甲乙双方应根据本采购项目的特点,在不违背采购文件的要求、采
购承诺的原则下,就具体条款进行修改和增减。
四、磋商过程中可能实质性变动的内容
磋商过程中,磋商小组可以根据采购文件和磋商情况实质性变动采购需求中的技术、服务要
求以及合同草案条款,但不得变动采购文件中的其他内容。实质性变动的内容,须经磋商小
组中的采购人代表确认。
注:“女”要求为实质性要求,经磋商后仍不满足则作为无效响应。
八、监督部门
本招标项目的监督部门为上级主管部门。
九、联系方式
招标人:资中县社会保险事务中心
地 址:资中县资州大道南二段322-230号
联系人: 登录即可免费查看
电 话:登录即可免费查看
电子邮件:/
招标代理机构:四川众益致远建设项目管理有限公司
地 址: 成都市武侯区武科东一路15号3栋1单元610号
联系人: 登录即可免费查看
电 话: 登录即可免费查看
电子邮件: 3432880771@qq.com
招标人或其招标代理机构主要负责人(项目负责人?环 (签名)
招标人或其招标代理机构: (盖章)
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