莆田市荔城区财政局2016-2022年度文书档案整理及数字化加工服务项目比选公告
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| 项目名称 | 省份 | ||
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业主类型 | |
| 总投资 | 建设年限 | ||
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| 审批机关 | 审批事项 | ||
| 审批代码 | 批准文号 | ||
| 审批时间 | 审批结果 | ||
| 建设内容 | |||
为加强档案数字化管理，根据荔城区档案局检查要求，莆田市荔城区财政局拟对莆田市荔城区财政局2016-2022年度文书档案整理及数字化加工服务，现对本项目进行询价采购，请符合条件的供应商前来参加。具体事项公告如下：
一、项目名称：莆田市荔城区财政局2016-2022年度文书档案整理及数字化加工服务项目
二、项目标的
三、参选人资格要求：
1、报价人应具有报价项目的经营范围，请提供报价人合格有效的营业执照副本复印件（加盖公章）；
2.报价人必须取得保密行政管理部门“国家秘密载体印制资质”（档案数字化类）；
3、报价人代表必须经报价人的法定代表人或经营者（个体工商户）关于参与本项目报价的授权，请提供法定代表人或经营者授权报价代表的授权委托书原件（报价代表是法定代表人或经营者无需），报价代表的身份证及复印件；
4、报价人必须具备市级或以上档案管理部门颁发的备案证书，原件备查；
5、近三年在经营活动中没有重大违法记录书面声明(“重大违法记录”指因违法经营受到刑事处罚或责令停产停业、吊销许可证或执照、较大数额罚款等行政处罚)。
四、比选文件的获取
1、比选公告时间：2023年12月29日至2024年1月5日（节假日及公休日除外）上午08：00 -12：00，下午14：30-17：30（北京时间）；
2、凡有意参加投标者，请于2023年12月29日-2024年1月5日，工作日上午8：00-12：00，下午15：00-17：30到莆田市荔城区财政局领取比选文件等相关资料或者在相关网站上下载（比选文件公开网址：莆田市荔城区人民政府官网）。报价人必须提前在于2024年1月5日10时，准时到达采购方进行现场勘察并盖章（其余时间不接受勘察），便于在报价文件中进行详细的方案表述及报价，勘察表无采购方盖章为无效。
五、比选活动时间
1、比选时间：2024年1月8日上午10时；
2、比选文件递交时间：2024年1月8日10：00之前，逾期送达概不接受逾期送达的或未送达指定地点的参选文件，比选人不予受理；
3、本次比选人须提供密封完好的比选文件1份；
4、比选文件送达或邮寄地址：莆田市荔城区财政局
联系人：欧美琼、郑晓燕，联系电话：13666919399、13459058775。
5、所有的比选文件须加盖公章。
六、技术要求（以下内容不允许负偏离）
1、设备、材料及人员要求：在采购人指定地点整理(荔城区财政局本部），本项目必需的设备材料、人员等全部由报价人提供。采购人如有特殊要求必须限时完成整档的，报价人必须人员充足，保证按要求完成整档任务。
1.1报价人须提供项目进驻作业人员名单（项目负责人必须具有档案助理馆员职称证书、上岗证，且连续一年在投标人单位缴纳的社保证明，以上材料均加盖公章）；
1.2报价时须提供不少于2人的进驻作业人员（每天不少于2人），档案人员岗位资格证书或档案专业人员基础业务培训结业证书、“涉密人员培训证书”及身份证复印件，并提供不少于上述2名（含）以上进驻作业人员的无犯罪或无不良记录证明材料，原件备查；
1.3报价人需提供承诺函，承诺成交后在签订合同即日起成立项目组，人员必须保证为报价人的正式员工，同时承诺参加本项目的人员需与报价文件中提供的人员名单一致，不得随意更换项目组成员，否则采购方有权终止合同。
2、技术规范及要求：
2.1技术规范：
(1)《中华人民共和国档案法》；
(2)《中华人民共和国保守国家秘密法》；
(3)《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》；
(4)《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》（国家档案局令第8号）；
(5)《福建档案数字化工作安全保密管理规定》；
(6)《福建档案数字化工作安全保密管理规定》；
(7)《档案数字化操作规程 纸质档案》(DB35/T 1856-2019)；
(8)《档案著录规则》(DA/T 18—2022)；
(9)《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)；
(10)《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)；
(11)符合国家其他档案归档有关归档；
(12)满足业主相关文件归档要求。
2.2对归档材料进行鉴定、分类、打码、著录、编目、装订。具体要求如下：
（1）归档材料进行整理时，应按“年度-保管期限”分类，并保持文件的有机联系，科学组卷；
（2）归档日期整理前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的收集整理；其主要工作内容包括：非红头文件收集，对破损材料进行修复，对文字模糊或褪变的材料进行复制；去除原整理材料用的易腐蚀的金属物或易变脆的塑料物。利用整理设备将材料整齐，避免脱落遗失；
（3）对大于A4纸型规格的资料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕应尽量位于字迹间隙处；
（4）整理前应将“件内的各页按一定方式对齐。”采用左上角整理的，应将左、上侧对齐；采用左侧整理的，应将左、下侧对齐。整理要牢固，达到材料不损页，不倒业，不压字；
（5）永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要；
（6）整理完成后用自动打码机对档案进行编制档号，并依次排序；
（7）装订后案卷应有卷内目录并编制案卷目录（含电子目录数据）；
（8）相关档案送至采购人指定地点上架排序入档，并编制相应箱号；
（9）整理完成后要编写档案立卷说明。
2.3 文书档案目录数据著录及全文扫描质量具体要求如下：
（1）每一卷档案的扫描均从档案第一页开始至最后一页结束，逐页扫描；
（2）无论页面大小均自然平展进行扫描，筒子页、折子页均作一个画幅来扫描，并以画幅作为扫描的计量单位（此次扫描的计量单位为页，以档案的自然页作为一页）；
（3）必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描，扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围；
（4）纸张暗黄发黑、字迹不清的档案 ，或文字偏小、密集、清晰度较差等，应通过数字化系统调整亮度、对比度、分辨率等技术参数，直至图像清晰为止。同一份文件内只能采用一种分辨率，以件为采用的最高分辨率为准（扫描分辨率标准≥300DPI）；
（5）在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准；
（6）初始扫描时，应尽量将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠偏产生的图像失真问题；
（7）遇有浮贴时，浮贴单独扫描，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描；
（8）档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等；
（9）图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果；
（10）图像格式：图像文件采用TIF格式保存。
4.售后服务：
4.1报价人应根据用户单位指定的地点免费后续相关材料的整理及归档服务；
4.2保修期：所有服务至验收合格之日起，保证免费保修至少一年，国家、行业或货物的制造商有统一规定的按其规定；
4.3服务要求：因质量问题非人为暴力或故意损坏的，须在采购人通知后2个工作日内修复完成。
七、商务条件
1、交付地点：采购人指定地点；
2、交付时间：合同签订之日起120天内；
3、交付条件：邀请荔城区档案局工作人员参与验收，验收合格；
4、是否收取履约保证金：是；
5、是否邀请投标人参与验收：否；
6、验收方式数据表格
7、支付方式数据表格
八、其他事项
1、报价人须具有相关的保密器材，中标后需与采购人签订保密协议，若因报价人导致的相关信息泄露，则全权由报价人承担所有法律后果及损失；
2、报价人须要求正规的档案整理人员，项目负责人需具备初级职称，且保证每天在岗；
3、报价人须具有对档案中特殊纸质档案（如底灰较深、字迹较浅等）有良好的处理技术与效果的能力，实现对页面内容社彩过深的档案进行淡化处理，对页面内容色彩过浅的档案进行加深处理；
4、报价人须配有大幅面工程扫描仪，不得将大幅图纸及证件照撕开后扫描；
5、报价为最终报价，所有服务按采购人指定地点作业、归档，经采购人验收合格并交付使用及售后等所有可能发生的费用，包括整理前后的搬运、上架排序、保管、税费、售后服务、服务费或所需特殊专用的工具、备件及清单、随机赠品、其他相关技术资料等所有费用。
九、违约条款
1、本项目不允许报价人以任何名义和理由进行转包，如有发现，采购人有权单方终止合同，视为报价人违约，报价人违约对采购人造成的损失的，需另行支付相应的赔偿。
2、本询价采购文件未明确的其他约定事项或条款，待采购人与报价人签订合同时，由双方协商订立。
3、报价人必须确保在整个采购项目过程中遵守国家及行业相关法规、标准和规范，如果报价人已有产品或工作模式在标准和规范方面存在缺陷，报价人必须在本项目实施过程中予以改正。
4、报价人提供的采购标的应符合国家知识产权法律、法规的规定且非假冒伪劣品；报价人还应保证采购人不受到第三方关于侵犯知识产权及专利权、商标权或工业设计权等知识产权方面的指控，任何第三方如果提出此方面指控均与采购人无关，报价人应与第三方交涉，并承担可能发生的一切法律责任、费用和后果；若采购人因此而招致损失，则报价人应赔偿该损失。
5、若报价人提供的采购标的不符合国家知识产权法律、法规的规定或被有关主管机关认定为假冒伪劣品，则报价人中标资格将被取消；采购人还将按照有关法律、法规和规章的规定进行处理。
十、保证金
每一报价人应提交保证金为人民币贰仟元整(￥：2000元)。报价保证金以转账形式于开标之日前提交。
提交保证金的银行账户信息：
附件1：荔城区财政局2016-2022年度文书档案整理及数字化加工服务项目报价表
附件2：现场勘察表
附件3：报价其他材料
莆田市荔城区财政局
2023年12月29日
一、项目名称：莆田市荔城区财政局2016-2022年度文书档案整理及数字化加工服务项目
二、项目标的
| 序号 | 档案类别 | 数量 | 计量 单位 | 最高限价单价（元） | 最高限价总价（元） | 备注 | |
| 1 | 文书档案 | 传统立卷 | 500 | 卷 | 40.00 | 20000 | 2017-2021年 |
| 简化整理 | 1100 | 件 | 4.75 | 5225 | 2022年 | ||
| 2 | 目录著录 | 8800 | 条 | 0.60 | 5280 | ||
| 3 | 档案数字化 | 81250 | 页 | 0.38 | 30875 | （2016-2022年）以A4幅面为准，超过按等值计算 | |
| 4 | 数据备份光盘 | 10 | 盘 | 38.00 | 380 | ||
| 5 | 档案目录 | 6 | 卷 | 40.00 | 240 | ||
| 合计 | 62000 | ||||||
| 注：1.表中的预估数量，仅供供应商作为报价参考，项目最终结算以具体实际完成的数量为准； 2.本项目设有最高限价单价和最高限价总价（即预算总金额），若报价高于最高限价单价或最高限价总价，视为无效报价。 | |||||||
三、参选人资格要求：
1、报价人应具有报价项目的经营范围，请提供报价人合格有效的营业执照副本复印件（加盖公章）；
2.报价人必须取得保密行政管理部门“国家秘密载体印制资质”（档案数字化类）；
3、报价人代表必须经报价人的法定代表人或经营者（个体工商户）关于参与本项目报价的授权，请提供法定代表人或经营者授权报价代表的授权委托书原件（报价代表是法定代表人或经营者无需），报价代表的身份证及复印件；
4、报价人必须具备市级或以上档案管理部门颁发的备案证书，原件备查；
5、近三年在经营活动中没有重大违法记录书面声明(“重大违法记录”指因违法经营受到刑事处罚或责令停产停业、吊销许可证或执照、较大数额罚款等行政处罚)。
四、比选文件的获取
1、比选公告时间：2023年12月29日至2024年1月5日（节假日及公休日除外）上午08：00 -12：00，下午14：30-17：30（北京时间）；
2、凡有意参加投标者，请于2023年12月29日-2024年1月5日，工作日上午8：00-12：00，下午15：00-17：30到莆田市荔城区财政局领取比选文件等相关资料或者在相关网站上下载（比选文件公开网址：莆田市荔城区人民政府官网）。报价人必须提前在于2024年1月5日10时，准时到达采购方进行现场勘察并盖章（其余时间不接受勘察），便于在报价文件中进行详细的方案表述及报价，勘察表无采购方盖章为无效。
五、比选活动时间
1、比选时间：2024年1月8日上午10时；
2、比选文件递交时间：2024年1月8日10：00之前，逾期送达概不接受逾期送达的或未送达指定地点的参选文件，比选人不予受理；
3、本次比选人须提供密封完好的比选文件1份；
4、比选文件送达或邮寄地址：莆田市荔城区财政局
联系人：欧美琼、郑晓燕，联系电话：13666919399、13459058775。
5、所有的比选文件须加盖公章。
六、技术要求（以下内容不允许负偏离）
1、设备、材料及人员要求：在采购人指定地点整理(荔城区财政局本部），本项目必需的设备材料、人员等全部由报价人提供。采购人如有特殊要求必须限时完成整档的，报价人必须人员充足，保证按要求完成整档任务。
1.1报价人须提供项目进驻作业人员名单（项目负责人必须具有档案助理馆员职称证书、上岗证，且连续一年在投标人单位缴纳的社保证明，以上材料均加盖公章）；
1.2报价时须提供不少于2人的进驻作业人员（每天不少于2人），档案人员岗位资格证书或档案专业人员基础业务培训结业证书、“涉密人员培训证书”及身份证复印件，并提供不少于上述2名（含）以上进驻作业人员的无犯罪或无不良记录证明材料，原件备查；
1.3报价人需提供承诺函，承诺成交后在签订合同即日起成立项目组，人员必须保证为报价人的正式员工，同时承诺参加本项目的人员需与报价文件中提供的人员名单一致，不得随意更换项目组成员，否则采购方有权终止合同。
2、技术规范及要求：
2.1技术规范：
(1)《中华人民共和国档案法》；
(2)《中华人民共和国保守国家秘密法》；
(3)《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》；
(4)《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限》（国家档案局令第8号）；
(5)《福建档案数字化工作安全保密管理规定》；
(6)《福建档案数字化工作安全保密管理规定》；
(7)《档案数字化操作规程 纸质档案》(DB35/T 1856-2019)；
(8)《档案著录规则》(DA/T 18—2022)；
(9)《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)；
(10)《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015)；
(11)符合国家其他档案归档有关归档；
(12)满足业主相关文件归档要求。
2.2对归档材料进行鉴定、分类、打码、著录、编目、装订。具体要求如下：
（1）归档材料进行整理时，应按“年度-保管期限”分类，并保持文件的有机联系，科学组卷；
（2）归档日期整理前，必须对不符合要求的文件材料进行必要的收集整理；其主要工作内容包括：非红头文件收集，对破损材料进行修复，对文字模糊或褪变的材料进行复制；去除原整理材料用的易腐蚀的金属物或易变脆的塑料物。利用整理设备将材料整齐，避免脱落遗失；
（3）对大于A4纸型规格的资料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层次，折痕应尽量位于字迹间隙处；
（4）整理前应将“件内的各页按一定方式对齐。”采用左上角整理的，应将左、上侧对齐；采用左侧整理的，应将左、下侧对齐。整理要牢固，达到材料不损页，不倒业，不压字；
（5）永久保管的归档文件，宜采取线装法装订。页数较少的，使用直角装订或缝纫机轧边装订，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。永久保管的归档文件，使用不锈钢订书钉或浆糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要；
（6）整理完成后用自动打码机对档案进行编制档号，并依次排序；
（7）装订后案卷应有卷内目录并编制案卷目录（含电子目录数据）；
（8）相关档案送至采购人指定地点上架排序入档，并编制相应箱号；
（9）整理完成后要编写档案立卷说明。
2.3 文书档案目录数据著录及全文扫描质量具体要求如下：
（1）每一卷档案的扫描均从档案第一页开始至最后一页结束，逐页扫描；
（2）无论页面大小均自然平展进行扫描，筒子页、折子页均作一个画幅来扫描，并以画幅作为扫描的计量单位（此次扫描的计量单位为页，以档案的自然页作为一页）；
（3）必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描，扫描时做到不缺页、不重页、图像内容完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等必须纳入扫描图像范围；
（4）纸张暗黄发黑、字迹不清的档案 ，或文字偏小、密集、清晰度较差等，应通过数字化系统调整亮度、对比度、分辨率等技术参数，直至图像清晰为止。同一份文件内只能采用一种分辨率，以件为采用的最高分辨率为准（扫描分辨率标准≥300DPI）；
（5）在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准；
（6）初始扫描时，应尽量将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠偏产生的图像失真问题；
（7）遇有浮贴时，浮贴单独扫描，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描；
（8）档案扫描时不可折角、遮字，不得有非档案的杂物，如头发、纸屑等；
（9）图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果；
（10）图像格式：图像文件采用TIF格式保存。
4.售后服务：
4.1报价人应根据用户单位指定的地点免费后续相关材料的整理及归档服务；
4.2保修期：所有服务至验收合格之日起，保证免费保修至少一年，国家、行业或货物的制造商有统一规定的按其规定；
4.3服务要求：因质量问题非人为暴力或故意损坏的，须在采购人通知后2个工作日内修复完成。
七、商务条件
1、交付地点：采购人指定地点；
2、交付时间：合同签订之日起120天内；
3、交付条件：邀请荔城区档案局工作人员参与验收，验收合格；
4、是否收取履约保证金：是；
5、是否邀请投标人参与验收：否；
6、验收方式数据表格
| 验收期次 | 验收期次说明 |
| 1 | 按照询价文件的技术参数要求、国家相关行业的技术规范及合同约定进行验收，如果验收不合格，采购人有权利要求成交供应商重新提供直至验收合格为止。 |
7、支付方式数据表格
| 支付期次 | 支付比例(%) | 支付期次说明 |
| 1 | 95 | 验收合格，收到电子发票后，30日内付清款项。预留合同总价的5%作为质保金。 |
| 2 | 5 | 总验收合格并正常运行满12个月后无发现任何数据问题，采购方以转帐方式向中标方支付合同总价款的余额,即合同总价款的5%， |
八、其他事项
1、报价人须具有相关的保密器材，中标后需与采购人签订保密协议，若因报价人导致的相关信息泄露，则全权由报价人承担所有法律后果及损失；
2、报价人须要求正规的档案整理人员，项目负责人需具备初级职称，且保证每天在岗；
3、报价人须具有对档案中特殊纸质档案（如底灰较深、字迹较浅等）有良好的处理技术与效果的能力，实现对页面内容社彩过深的档案进行淡化处理，对页面内容色彩过浅的档案进行加深处理；
4、报价人须配有大幅面工程扫描仪，不得将大幅图纸及证件照撕开后扫描；
5、报价为最终报价，所有服务按采购人指定地点作业、归档，经采购人验收合格并交付使用及售后等所有可能发生的费用，包括整理前后的搬运、上架排序、保管、税费、售后服务、服务费或所需特殊专用的工具、备件及清单、随机赠品、其他相关技术资料等所有费用。
九、违约条款
1、本项目不允许报价人以任何名义和理由进行转包，如有发现，采购人有权单方终止合同，视为报价人违约，报价人违约对采购人造成的损失的，需另行支付相应的赔偿。
2、本询价采购文件未明确的其他约定事项或条款，待采购人与报价人签订合同时，由双方协商订立。
3、报价人必须确保在整个采购项目过程中遵守国家及行业相关法规、标准和规范，如果报价人已有产品或工作模式在标准和规范方面存在缺陷，报价人必须在本项目实施过程中予以改正。
4、报价人提供的采购标的应符合国家知识产权法律、法规的规定且非假冒伪劣品；报价人还应保证采购人不受到第三方关于侵犯知识产权及专利权、商标权或工业设计权等知识产权方面的指控，任何第三方如果提出此方面指控均与采购人无关，报价人应与第三方交涉，并承担可能发生的一切法律责任、费用和后果；若采购人因此而招致损失，则报价人应赔偿该损失。
5、若报价人提供的采购标的不符合国家知识产权法律、法规的规定或被有关主管机关认定为假冒伪劣品，则报价人中标资格将被取消；采购人还将按照有关法律、法规和规章的规定进行处理。
十、保证金
每一报价人应提交保证金为人民币贰仟元整(￥：2000元)。报价保证金以转账形式于开标之日前提交。
提交保证金的银行账户信息：
| 银行账户 |
| 开户名称：莆田市荔城区财政局 |
| 开户银行：兴业银行荔城区支行 |
| 银行账号：145030152200013322 |
| 特别提示 |
| 1、请报价人务必认真核对账户信息，将比选保证金款项汇入对应账户，并自行承担因款项汇错而产生的一切后果。 2、请报价在转账或电汇的凭证上务必按照以下格式注明，以便核对：“项目名称”。 |
附件1：荔城区财政局2016-2022年度文书档案整理及数字化加工服务项目报价表
附件2：现场勘察表
附件3：报价其他材料
莆田市荔城区财政局
2023年12月29日
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