宁乡市民政局宁乡市民政局婚姻登记历史档案(道林、大屯营等10个乡镇)整理与数字化项目合同公告
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服务类合同预览
附件列表：
宁乡民政局中标通知书.pdf
服务类项目政府采购合同协议书 政府采购合同编号：NXCG-CS-202110290045-1 采购人（全称）： 宁乡市民政局 （甲方） 中标（成交）供应商（全称）： 湖南乐华信息技术有限公司 （乙方） 为了保护甲、乙双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章，双方签订本合同协议书。采购人与中标（成交）供应商应当根据合同的约定依法履行合同义务。政府采购合同的履行、违约责任和解决争议的方法等适用《中华人民共和国民法典》。 1.项目管理信息 （1）采购方式： 竞争性磋商 （2）项目名称： 宁乡市民政局婚姻登记历史档案(道林、大屯营等10个乡镇)整理与数字化项目 （3）采购计划编号： NXCG-202110290045 2.合同标的及金额
合同标的及金额明细： 附件9-1最后报价一览表及报价文件 政府采购编号：NXCG-202110290045 金额单位：元
附件9-2分项报价明细表 采购代理编号HNXZCG211029091 项目名称：宁乡市民政局婚姻登记历史档案(道林、大屯营等10个乡镇)整理与数字化项目 包号：__________包名称：__________
报价金额合计：小写：登录即可免费查看.20元；大写：贰拾玖万肆仟陆佰贰拾贰元贰角。 备注： （1）本表应对应“报价表”，按包填写。供应商如果不提供分项报价明细表（分项报价根据采购需求清单自行提供），其响应无效。 （2）不得填写“免费”或“赠与”，也不得进行“零”报价，否则响应无效。 备注说明： 1、本表为合同包内所有项目的报价明细表。栏目 “单价”为综合单价，包含项目所有隐含的内容，如人员工资、运输费、保险费、管理费和利润等。“合计”为所有清单明细的报价之和（即投标总报价）应与附件9-1《报价一览表》“总报价”一致。 2、如有其它优惠折扣申明，请在标书正本中列出。 3.履行期限及地点和方式 3.1 履行期限： 2021-11-24 —— 2021-12-23 3.2 履行地点：宁乡市民政局 3.3 履行方式：（合同的履行方式主要包括运输方式、交货方式等）： 合同总金额为：人民币小写：￥登录即可免费查看.20元；人民币（大写：）贰拾玖万肆仟陆佰贰拾贰元贰角。 4.结算方式 4.1 资金支付方式： 按实际工作量计算，合同签订后预付合同金额60%，剩余款项经验收合格后支付。 4.2 收款账户： 上海浦东发展银行长沙河西支行(湖南乐华信息技术有限公司:66100154700000597) 4.3 对中小微企业及时支付的约定：自交付之日起30日内支付款项；另有约定的，付款期限最长不得超过60日。约定采取履行进度结算、定期结算等结算方式的，付款期限应当自双方确认结算金额之日起算。合同明确需检验或验收的，应明确检验或验收期间，约定交付后经检验或者验收合格作为支付条件的，付款期限应当自检验或者验收合格之日起算；采购人拖延检验或者验收的，付款期限自约定的检验或者验收期限届满之日起算。 5.合同履约验收方式及要求：甲方在收到乙方交付的货物（服务）后按如下方式进行验收 5.1 验收程序 采用 简易程序验收 5.2 质量要求 11、档案整理与数字化质量控制方案 11.1配备机构人员 档案整理与档案数字化建设是信息社会的要求，是档案现代化建设中的一个重要内容，但是在建设过程中却经常出现因为管理不善或技术方面的原因而发生质量问题，以及泄露不宜公开的档案信息，丢失、破损档案原件，删除、篡改档案信息等安全问题。这些问题的产生严重阻碍了纸质档案数字化工作的开展。在档案整理与档案数字化工作中如何保障档案原件和档案信息的安全，如何控制档案数字化的质量，保证数字化成果与档案原件信息一致，就成了档案数字化工作中安全、质量控制的主要内容。为此，要建立纸质档案数字化工作机构，配备相应人员对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。 11.2建立档案数字化领导机构 为了加强对档案整理与纸质档案数字化工作的组织管理，建议成立档案整理与档案数字化资源建设协调领导机构。领导机构的职能是： 1.制订纸质档案数字化的总体规划和项目计划，保证项目的外部环境、内部条件、决策目标的动态平衡，实现管理决策所制定的各项目标。 2.实施有效的组织、协调、激励工作，保证档案数字化计划的顺利实现。 档案数字化领导机构应当切实负责，确保数字化工作的顺利进行。领导机构可以下设以下小组： 1.规范制定组：负责起草制订档案数字化过程中的各类规章制度、相关规范及技术标准。 2.前期处理组：负责调、归卷以及案卷（文件）的前期整理工作，确保档案在进行数字化加工之前的质量达到规范要求。 3.综合保障组：负责加工场地的落实，水、电保障工作，负责加工单位工作人员的出入管理以及项目资金保障等。 4.数字化生产组：负责数字化加工过程中的相关技术工作、在线抽检工作、部分特定档案的具体数字化工作。 5.验收组：负责调、归卷的质量检查及最终加工数据的验收。 11.3配备具有相应能力的工作人员 配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高调查研究水平和良好组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理。为强化数字化工作的安全性，应加强对工作人员的审核。 11.4配备基础设施 11.4.1配备加工场地档案数字化要配备专用的加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。加工场地的选择及温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护。 11.4.2配备安全设施场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备，如：安装消防系统、防盗报警系统、视频监控系统；配备安全保密设施，实现防磁泄漏功能或加装磁干扰设备，消除通过磁泄漏而产生的安全隐患，并不得在工作场所中随意使用与工作无关的电器设备。 11.4.3管控人员出入制定严格的数字化工作场所人员出入制度，条件允许的情况下，可加装门禁系统，严禁无关人员进入档案数字化场所。 11.4.4防范各类风险针对自然灾害要制定相应的防范预案，以便在自然灾害发生时可以最大限度地保护档案的安全。禁止在加工场所内吸烟，在加工工作台饮水、餐饮等。对于数字化加工场所要进行定期和不定期的检查，发现问题及时解决，防止各类档案安全事故的发生。 11.4.5配备数字化设备在配备专用的加工场地和安全设施的基础上还要合理规划、配备和管理数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。 11.5制订工作方案 应在充分调研的基础上，制订科学合理的工作方案，确保纸质档案数字化工作达到预期目标。工作方案包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度等因素。此外，还可对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。制订的纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。 11.5.1落实标准规范 标准化是档案整理与档案数字化的关键，纸质档案数字化建设的目标实现，必须建立在统一规范、统一标准的基础上。如果纸质档案数字化采取不同的标准，就会给档案管理部门、信息资源整合甚至数字化应用系统本身的可持续发展带来很大的影响。在纸质档案数字化过程中，标准化的规范体系显得尤为重要，它是纸质档案数字化高质量的坚实基础。纸质档案数字化要首先考虑采用国家标准，其次才是行业、地方标准。纸质档案数字化应当采用开放的或者通用的格式，便于档案信息资源的共享和整合。 纸质档案数字化标准的选择既要考虑到可操作性，又要为将来技术升级留有余地。也就是说，纸质档案数字化的标准符合先进实用的要求，才有长久的生命力。 规范有关操作流程与标准是对与数字化工作有关的各个环节操作方法的统一，以便于数字化人员在具体操作时能够有据可依，以防无效劳动，造成人力、物力资源的浪费。一是数字化工作中各个环节都要责任明确，以防在出现问题时互相扯皮，以及由于责任不明确而造成的管理混乱等。二是规范数字化工作的操作流程，确保各个环节工作之间的有效衔接。如数字化人员从库房中领取要数字化的档案要履行严格的借阅程序、数字化成果移交的程序等。三是数字化成果质量标准的统一，如数字图像的存储格式、分辨率等有关图像质量参数的要求。同时，还应该加强对数字化人员关于操作流程与标准的培训与传达力度，确保他们熟练掌握操作流程、熟知有关标准要求，帮助其规避一些易发生的误操作，纠正工作中不良习惯，确保数字化工作高质量。 11.6严格执行安全保密制度 安全是纸质档案数字化的前提条件。涉密档案的密级有绝密、机密、秘密等，此外还有涉及个人隐私、商业秘密和知识产权等方面的档案。纸质档案数字化只有遵守国家有关安全保密、知识产权和个人隐私保护方面的法律法规，才能保证档案数字化的有效进行。数字化在给人们带来方便的同时也带来不少安全隐患。对纸质档案进行数字化时，有可能造成安全风险，可以采取相应措施有效降低安全风险。 11.6.1加工方式在纸质档案数字化时，一些涉密档案、重要档案，应由档案馆人员亲自进行数字化，不得进行数字化外包。此外，选择本公司公司进行加工方式的，数字化成果移交后，数字本公司不得留存所加工的档案信息。 11.6.2构筑安全防护体系坚持档案数字化建设的安全保密原则是一项综合性的系统工程，对于数字化后的档案要防止在网上随意传播利用，必须根据网络环境下开展档案信息服务的特点，采取切实可行的安全防范措施和手段，如采用信息加密、防火墙控制、访问控制、数据备份等，为档案数字化建设提供技术防范依据和管理保障，构筑起档案数字化的安全防护体系。 （一）建立岗位责任制 建立和逐步完善各工作岗位的责任制，细化数字化工作过程中各工序间的档案交接手续，规范数字化加工场所的安全保密要求，加强对数字化工作人员的安全保密管理和采取各种安全保密措施，是档案数字化工作中保证纸质档案原件及纸质档案数字化信息安全保密的基础。 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》等有关法律法规和标准的规定，制定档案数字化中的档案安全保管和保密工作责任制。档案部门要制订具体的工作方案，调整充实档案安全领导机构，建立健全档案数字化过程中的安全检查、安全保管和安全利用制度。工作人员要分工明确、责任到人，从档案出库、前处理、数字化到最后检查、还档和数字档案信息的存储备份，每个环节、步骤，都要安排专人负责。要采取强有力的措施，确保档案原件与档案信息的绝对安全。 （二）设计档案数字化流程中各个工作环节登记表 要严格做好档案进出及各个工作流程的登记工作，确保每份档案的流向有书面记载。如设计《纸质档案数字化审批书》、《纸质档案数字化流程单》，设计与“调档”工作相配套的《档案调档登记表》，与“前处理”工作相配套的《档案数字化前处理工作单》，与“扫描”工作相配套的《纸质档案扫描工作单》，与“图像处理”工作相配套的《数字图像处理工作单》，与“目录建库”工作相配套的《数据录入工作单》，与“验收”、“移交”工作相配套的《纸质档案数字化验收登记表》和《纸质档案数字化成果移交清单》，与“数据存储”、“成果管理”工作相配套的《数字档案信息存储备份登记表》，以及与“还档”工作相配套的《档案入库登记表》等，每张表格均需标明日期、全宗号、目录号、数量、张页数、破损情况等相关信息，并要求相关交接人员签字确认，做到每份档案的去向都登记在册，一目了然。通过这些涉及各个工作环节的登记表，让数字化工作中每份档案都有一份明确的、清晰的、记录有每个加工环节信息的“安全档案”，以确保每个环节中档案实体和档案信息的安全。 11.7要对档案数字化工作人员有严格的安全保密要求 数字化加工场所一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内，符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等要求，配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角，视频监控系统应由专人负责，数据自产生之日起保存不少于6个月，并定期对数据进行回放检查。数字化加工人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置。数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。严禁加工人员对档案原件及档案信息的私自复制。非数字化专用的设备和存储介质严禁带入数字化加工场所。档案数字化过程中使用的移动存储介质和刻录设备应指定专人保管，并对使用情况进行记录。数字化工作人员要严格遵守《保密守则》和档案法律法规，严格按照数字化工作流程进行工作，确保数字化加工中档案原件和档案信息的安全。不得遗失、损坏档案原件。未经档案部门同意，不得擅自将档案原件和加工数据带离指定场所，凡因加工需要，档案或数据必须离开指定场所的，必须采取措施，确保档案原件和档案信息的安全。数字化承建单位对数字化工作人员要进行保密培训，并持证上岗。要制定数字化工作期间的人员安全管理制度、安全审查制度、岗位安全考核等制度，并要严格执行。 11.8要采取各种行之有效的安全措施 在档案的“前处理”、“数据采集”和“后处理”等工作环节中可能要对档案进行拆卷、扫描、装订等处理，每一步都要采取必要的安全措施，以保证档案原件的安全，不能因为人为因素造成档案原件的污染、破损、断裂甚至失窃等无法挽回的损失。加强对计算机、扫描仪等终端设备的控制，防止数字化信息违规拷贝。封闭所有档案数字化加工设备的无线网络功能'，并定期进行相关检测。数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。数字化加工过程中除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装与加工无关的软件。用于数字化加工的设备和存储介质严禁与其他设备和存储介质交叉使用，用完后及时回收。数字化成果的存储备份应相对集中。数字化设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由专人现场监督。处理尚未公开档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关保密安全的相关规定。 11.9提供保障机制 纸质档案数字化的机制保障主要牵涉到两个方面，即人才和技术。人才方面，纸质档案数字化的组织实施、操作、使用等全部是通过人来实现的。人才是保证纸质档案数字化能否顺利进行和成功的关键。纸质档案数字化必须有一支高素质、高水平的人才队伍作保障。技术方面，纸质档案数字化是采用现代高新技术所支持的系统工程，这就要求各档案部门以及数字化加工部门在纸质档案数字化过程中不断研究、学习和掌握新技术，密切关注发达国家的最新研究成果，只有这样，才能为档案数字化提供保障。 数字化操作人员是数字化工作的主体，是最为积极的主动因素。给予工作人员适当的关注，做好各方面的保障措施，将有利于工作效率以及工作质量的提高。首先是制定合理的工作量。工作量的制定既要考虑到档案部门对数字化工作进度的需求，又要兼顾数字化人员自身的承受能力以及熟练程度，使他们在相对宽松的任务要求下开展工作。其次是谨防有关职业病的发生。有些档案由于保管不善会有发霉现象，在工作过程中，数字化操作人员应该戴上口罩以隔绝因翻动档案而产生的灰尘，减弱档案所产生的有害气体对人体呼吸道的刺激，谨防鼻炎及有关呼吸道疾病的发生；扫描仪及计算机等都会产生一定量的辐射，长期工作在这些设备前，会出现头痛、耳鸣、神经衰弱、视力下降等症状，数字化工作中要劳逸结合，避免过度疲劳。最后是给数字化人员适当的经济补助，作为一种激励手段，体现人性化关怀，鼓舞干劲。 11.10过程管理目标 11.10.1确保质量档案整理与档案数字化首先应当确保采集数据的质量。为了确保质量，应当从以下几个方面考虑。 （1）做好要进行数字化的档案前期处理工作 对于库藏量较大、基础工作比较薄弱的单位，应当优先建立文件级目录数据库，为开展全文数字化工作奠定基础。要注重基础工作的质量。应当对档案进行规范的整理，包括分类、著录、编页、编档号等，建立完善准确的案卷目录和文件目录，为数字化工作奠定坚实的基础，从源头上杜绝计算机管理的差错。 在前期处理中，应该对先前档案整理的规范性进行检查，如文件名与目录是否对应、档号章填写是否正确、件内页数标注是否有误等，由于档案整理工作不规范，会导致数据加工质量的低下。档案部门所保存的档案一般已经过整理，且采用“三点一线”等方式装订、装盒。为确保数字化质量，一般将装盒、装订好的档案拆开，以便于能用扫描仪进行扫描。拆线的进度应该与扫描速度相配合，一般拆完一卷（件）扫描一卷（件），这样可以防止由于拆好的档案大量的堆积而造成档案混杂或丢失；亦可以两个人为一个小组，进行分工协作，一个人负责拆，一个人负责扫描。 （2）选择合理的数字化技术参数 数字化技术参数的选择和确定对数据采集质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到数字图像的清晰度和还原效果。在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括数字图像的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。根据档案纸质的不同，采用不同的分辨率。对原有纸质幅面字迹过浅、过深或经长时间存放出现退化的幅面，应利用图像扫描影像处理系统进行适当的文字加深或调整，以保证图像的清晰度。对大幅面的表册和地图等档案页面进行分块扫描，形成的多幅图像，要留有一定的重叠画面，并及时合并为一个完整的图像，避免遗忘。 （3）做好数字化成果的维护 对于数字化成果的维护主要是确保数据信息的完整性以及对数据质量的控制。一是做好数据完整性的审查。在数字化过程中，由于失误，可能会导致某份文件或一份文件内个别页面的漏扫或重扫。如果不及时查出，必将会给后续的利用工作带来麻烦，因此应该对采集数据做好检查工作，谨防漏扫或重扫现象给数据带来的不完整或不规范。二是做好数据信息的质量控制。对于设备或操作原因致使数字图像不清晰而无法使用的，要重新扫描；对于数据信息中存在的“噪点”应该予以消除，但“去噪”工作应该区别对待，应该视“噪点”为档案本身所有的还是由于人为以及设备原因导致的，尽量保持档案原貌。 11.10.2确保系统性纸质档案数字化工作要讲求系统性，在整个数字化流程中都要确保工作有序、不乱，在前处理和后处理流程中要确保原件系统化整理，恢复原件原貌，不能因为数字化而打乱档案整理体系以及数字化成果的系统性。 （1）统筹好数字化工作与有关工作之间的关系 协调好档案部门本项目扫描工作任务量与其他工作之间的关系。扫描工作是一项常态化的任务，应该对本单位目前既有的工作量进行统筹，合理制订工作计划。如果工作量过大，必然会导致“赶工”现象，使扫描质量下降。 （2）建章立制，规范管理 进行纸质档案数字化应该健全规章制度，做到规范管理。纸质档案数字化管理制度应包括岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范；设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范；数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范；档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。 （3）规范有关操作流程与标准 制定科学化、规范化的管理制度后，应在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。首先，档案保管机构内部各处室对自身职责要做出明确规定。比如技术标准由档案保护利用部门负责，接收整理部主要负责在档案交接时做好清点登记工作等。其次，从质量检测或监理质量控制等环节进行控制。最后是加强过程管理。 11.11讲究经济性 （1）合理配置数字化工作软硬件 数字化工作软硬件的配置是做好数字化工作的物质基础，良好的配置可以提升数字化工作的效率。首先是设备配置的效费比问题。由于数字化工作对设备功能性要求单一，过高的配置会造成资源的浪费，应该根据工作的实际需求，合理配置，提升设备的性价比，为单位节约资金。其次是软件的可操作性与方便性。档案数字化软件应该充分考虑到档案部门中大部分人的接受能力。在考虑到软件功用性的基础上，兼顾软件的可操作性和简便性，一般采用封装性比较好的软件产品。如果软件操作过于复杂，势必会遭到抵制，降低工作效率，应该努力在软件的可操作性、方便性与功用性之间寻找平衡点。最后就是设备的配置要考虑到发展的因素，确保现阶段的配置能够满足在今后一定时期内的可用性，避免设备因不能满足发展的需求而过早的更新换代。 （2）统筹规划、合理安排 应当对数字化、鉴定整理等工作进行统筹规划、合理安排，杜绝多次拆装卷和重复扫描。 11.12讲究安全性 （1）建立安全保密管理的机制 应建立纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。数字化加工的安全性是整个流程与方法实施的重要环节，在办公环境的不同位置均应安装录像监控以确保进行及时有效的安全管理和常态化监督；对档案卷宗的成批件一定要做到轻拿、轻放等等。 （2）建立完整规范的登记记录 纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，工作人员不能将档案随意下载、传输或带出场外，只有这样才能做到纸质档案的数字化工作流程高效、便捷和安全。 5.3 验收要求和验收标准 12、项目质检验收 12.1我司自检 建立档案整理质量监督控制机制，以自检为主，复核抽查为辅的方式，重点检查验收档号的配置、页码编写以及目录信息的准确性。 1、自检比率为100%，复核抽查比率不低于15%。 2、档案立卷环节完成后，安排立卷质检岗位员工，检查档案分卷排序是否正确，对分卷错误或排序错误的案卷，及时进行登记，退回重新处理。 3、检查案卷标题正确，若存在案卷标题不能反映案卷内容、时间换算错误或不够准确、语法错误或文句不通等情况，均标记为错误，退回重新处理。 4、卷内秩序固定环节完成后，安排卷内秩序固定质检岗位员工检查编页是否正确，是否存在漏、重、跳号等错误、是否存在位置错误、书写页码是否存在过大或过小，字迹难以辨认的情况，若存在，则标记为错误，退回重新处理。 5、检查是否存在重份档案未在备考表或目录中表明，严重破损、霉变等需裱糊案卷未表明，金属等非档案物未去除等情况，若存在则退回重新处理。 6、档案整理完毕，需检查档案包装是否正确，是否存在串卷、张冠李戴等情况，若存在则退回重新处理。 7、按宁乡市民政局的质量要求，检查备考表填写是否满足标准，是否存在书写字迹难以辨认的情况，若存在，则退回重新处理。 8、按宁乡市民政局的质量要求，检查目录条目著录是否准确，保证著录正确率为100%。 9、完成一批档案整理后，再次进行抽检复核，以保证档案整理质量满足宁乡市民政局的质量要求。质检达到宁乡市民政局要求的，方可提交宁乡市民政局质检验收。 12.2用户方质检验收 质检验收由宁乡市民政局质检人员操作，按照整理加工合同所规定的质量标准，对整理完成的成品进行抽检，抽检比率不低于15%，差错率超过质量标准的退回返工。 质检验收的具体流程图，如下所示： 说明如下： 1、宁乡市民政局质检人员对档案整理成品进行抽检，抽检比率不得低于15%，确定档案质检的范围。 2、对抽检范围内，档案整理的质量进行检查，将差错率超过质量标准的退回返工，我司档案整理人员及时将原整理过程中出现的差错进行修改，并进行回溯、自查。 3、对出现的较为严重的类型性差错，我司项目加工组将出具相应的书面情况说明，以备存档。 4、对抽检范围内，档案著录的质量进行检查，将差错率超过质量标准的退回返工，我司档案著录人员及时将原著录过程中出现的差错进行修改，并进行回溯、自查。 5、抽检合格后，质检验收完成。 6、经宁乡市民政局质检合格的档案存入待还成品档案架柜，由甲、乙双方共同加贴封条。 12.3图像质检流程 按档案扫描的质量要求对扫描生成的图像文件逐页进行检查，发现漏扫的要及时补扫，并按原档案次序将图像插入原位，对不符合质量要求的图像，要重新扫描后进行替换。 图像质检的工作流程，如下图所示： 说明如下： 1．质检人员打开“数字化加工管理软件”，在任务步骤栏选择“图像质检”步骤。点击“任务获取”，在任务列表中按年份先后选取一条待处理任务，关闭任务列表。点击“刷新”按钮，双击任务记录，打开图片窗口。 2．质检人员确认任务列表中档号与封皮影像中档号一致，如不一致则登记《异常情况登记表——图像质检》，并报告值班主管，立即查明情况并处理。如果需要与档案原件核对，则填写《图像质检临时领卷单》，向周转库房管理员领取档案。 3．质检人员确认档号无误后，然后核对影像数量是否正确（需要一次性查明整卷情况，1张封皮+N张目录+最后页页码=本卷影像数）。 4．质检人员逐页翻看检查影像，右键点击卷内目录检查影像与条目对应情况，如果发现问题，则登记在《异常情况登记表——图像质检》中。 5．抽检完成后，如果质量合格填写《质量抽检验收单》，并填写《纸质档案扫描工作流程单》。 12.4图像质检要点 在图像质检过程中，我们将以宁乡市民政局的验收标准为准则，所以特别注意以下几点： 1．检查封面、案卷目录、总页数中的总页数是否相等。若不相等，则应记录在案，并将缺失的页数重新扫描。 2．检查每页图像的页码是否存在，没有漏失、不清晰、页码错误。若有漏扫、不清晰、没有页码或页码错误，则记录在案，进行相应处理。 3．检查扫描图像是否清晰，若原件模糊，则在图像下边正中打上“原件模糊”字样。若原件清晰，扫描不清晰，则记录在案，并重新扫描清晰件。 4．图像是否过大，若有超过的，则是扫描格式不正确，应进行转换，并记录在案。 5．去掉每页图像的黑边，杂点，使图像清晰，图像若歪斜，则进行纠偏处理。对不超过A4纸的图像，处理时应尽量按A4纸大小处理，不能按它们本身大小剪切。 6．在质检过程中发现其他问题，应立即报告值班主管。质检达到验收质量标准的，才能递交申请验收。 对扫描后的图像进行质检，以便保证扫描的质量，出现问题要及时处理。常见问题及处理情况如下： l图像有杂点。档案有污染。找出档案，观察污染情况，可清除的污染物，进行清除；对档案涂改造成的字迹不清，决不可进行处理，按原档案扫描并做好记录。 l条码部分图像不清。条码印制质量不好。找出档案，调整亮度参数后重扫。对亮度过高造成的扫描后图像杂点进行处理，但决不可改变任何原有笔迹。对难以修正的档案，应立即报告宁乡市民政局现场负责人处理并做好记录。 l图像有横向黑线。感光阵列有脏物。打开扫描仪，用酒精棉擦净，然后用风球吹干。将有黑线的图像删除，按最后一个图像的编号，找到后一张档案继续扫描。每扫一千张左右对扫描仪进行一次清洁。 l图像标题反向。档案放置反向。将反向档案找出，重扫并将原图像替换。 l图像部份内容反向。答题者写反。将档案找出，报告宁乡市民政局现场负责人处理并做好记录。 l图像角部、黑边、档案折角（边）。若影响档案内容，找出档案整理折角后重扫；若不影响档案内容，则用擦涂工具进行清除。档案缺角（边）。若影响档案内容，找出档案报告宁乡市民政局现场负责人处理并做好记录；若不影响档案内容，则用擦涂工具进行清除。 l图像中央有竖向黑线。进纸不正，注意夹紧进纸器档板。将黑线用擦涂工具进行清除。 l图像重影。将重影档案及后一张档案一并找出重扫，并将原图像替换。 l图像太淡、不清。档案用淡蓝色墨水填写或用修正液涂改。找出档案，调整亮度参数后重扫并将原图像替换。由于亮度过高造成图像杂点，要对影响影像档案内容的杂点进行清除。 12.5装订还原 档案装订还原的工作流程，如下图所示： 说明如下： 1．档案还原人员从周转库房领取已加工完毕的档案。 2．将案卷内文件整理整齐，标准是优先左边、底边对齐，然后是右边对齐。按以下要求装订案卷： （1）遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。 （2）档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。 （3）对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。 （4）档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。 （5）档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。 （6）档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。 （7）恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。 3．在还原过程中，如果发生问题，登记《异常情况登记表——装订还原》。 4．填写《纸质档案扫描工作流程单》。 12.6装订还原要点 在档案还原过程中，我们将特别注意以下几点： 1．认真检查档案的全宗、数量是否正确，检查档案的排序是否正确；对有错误的地方及时纠正，不能处理的报告值班主管或者宁乡市民政局现场负责人；对检查无误的案卷整理整齐，按照原有顺序放入档案盒； 2．对于档案加工过程中套上的塑料封套等要进行拆除； 3．装订时要确保每页都装订成功，不可出现掉页现象； 4．必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏； 5．我司对档案实体进行自检时，应逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，保证档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报宁乡市民政局负责人进行处理，并追究相关人员法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，必须重新进行处理。 6．我司在归还实体档案时提供扫描加工工作流程情况说明，并随同实体档案一起交接。 6.甲乙双方的权利与义务 甲方的权利与义务：1、甲方对乙方制定的实施计划的顺利实施。2、甲方必须保证有一个工作人员协助档案的出库、入库以及数据的备份工作，保障实物档案的顺利领取与归还工作。3、甲方提供场地以及必要的业务指导，保证电源以及办公桌椅。乙方的权利与义务：1、乙方在合同签订三个工作日内，安排工作人员入场进行工作，并于2021年12月完成本合同约定的全部标的；2、乙方按照与甲方协商制定可行的工作计划，并进行实际工作部署，以保证最佳的工作效率；3、乙方应按照甲方的要求办理好相应的接、还卷手续，并在交接手续单上签字确认。 7.违约责任 7.1 对中小微企业未及时支付的违约责任约定：采购人不得以法定代表人或者主要负责人变更，履行内部付款流程，或者在合同未作约定的情况下以等待竣工验收批复、决算审计等为由，拒绝或者迟延支付中小微企业款项。 7.2 如中标（成交）供应商系中小微企业，采购人存在迟延支付乙方合同款项的，应当承担付款逾期利息。双方对逾期利息的利率约定为年息3%（约定利率不得低于合同订立时1年期贷款市场报价利率），未做约定的，按照每日利率万分之五的标准支付逾期利息。 1、因乙方对本项目加工的实物档案及数据造成泄露、丢失、损坏的，乙方应当承担赔偿责任；同时乙方不得以任何方式把本次加工的数据信息做其他用途，由此给甲方造成的损失全部由乙方进行赔偿。2、甲方不得以任何方式将本合同的价格及投标书上的工艺透露给第三方，否则由此造成的损失由甲方承担。3、乙方严重违反本合同的约定方式操作的，甲方有权解除合同，不支付项目款，乙方自行承担损失。 8.解决争议的方法 首先通过双方协商解决，协商解决不成，则通过以下途径之一解决纠纷： 向宁乡市人民法院提起诉讼。 9.组成合同的文件 合同由以下文件构成，如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义，应按以下顺序解释： （1）在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议 （2）中标或成交通知书 （3） 响应文件 （4）政府采购合同格式条款及其附件 （5）专用合同条款（如果有） （6）通用合同条款（如果有） （7）标准、规范及有关技术文件，图纸，已标价工程量清单或预算书（如果有） （8）其他合同文件。 10.合同生效 本合同自 2021年11月24日起签字 生效 合同签订时间： 双方签章时间 --> 11.其他条款 无 注：政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。 政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。
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附件列表：
宁乡民政局中标通知书.pdf
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