长沙市开福区财政局工程项目档案数字化整理合同公告
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服务类合同预览
附件列表：
开福区财政局中标通知书2021.pdf
服务类项目政府采购合同协议书 政府采购合同编号：KFCG-JZ-202111150166-1 采购人（全称）： 长沙市开福区财政局 （甲方） 中标（成交）供应商（全称）： 湖南乐华信息技术有限公司 （乙方） 为了保护甲、乙双方合法权益，根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章，双方签订本合同协议书。采购人与中标（成交）供应商应当根据合同的约定依法履行合同义务。政府采购合同的履行、违约责任和解决争议的方法等适用《中华人民共和国民法典》。 1.项目管理信息 （1）采购方式： 竞争性谈判 （2）项目名称： 工程项目档案数字化整理 （3）采购计划编号： KFCG-202111150166 2.合同标的及金额
合同标的及金额明细： 九、最后报价一览表及报价文件 附件8-1 1、报价一览表（服务类适用）
附件8-2 2、分项价格表(服务类适用) 项目名称：工程项目档案数字化整理；政府采购编号: KFCG-202111150166 委托代理编号: HNHS-2021ZF038 包号：金额单位：元
报价金额合计：小写：￥登录即可免费查看.60大写：柒拾肆万柒仟捌佰壹拾伍元陆角。 说明： 1、本表包含谈判文件第四章《采购需求》或其他部分对该项目所有要求的详细报价。“合计”及“报价金额合计”应与附件8-1《报价一览表》“报价”一致；栏目“单价”为综合单价，应包含所有隐含的管理费、税金和利润等其他费用，并在“具体要求说明”中注明分类项取费标准和其他费用的计费率和金额。 2、“服务名称”是指整包分项服务的内容，品目分类是指分项服务费用构成的明细分类项。 3、服务类含有货物的，供应商应填写提供的产品的中国环境标志认证证书编号、节能标志认证证书编号、湖南省两型产品和长沙市两型产品编号。 3.履行期限及地点和方式 3.1 履行期限： 2021-12-20 —— 2022-04-19 3.2 履行地点：开福区政府机关大院1办838室 3.3 履行方式：（合同的履行方式主要包括运输方式、交货方式等）： 3.3.1、档案整理与数字化地点由采购方提供； 3.3.2、时间要求：自合同签订之日起120天内完成项目的所有工作； 4.结算方式 4.1 资金支付方式： 按实结算，合同签订后成交人完成本项目所有事项并经采购人验收合格并移交区档案馆后根据实际完成的工作量凭验收报告以及成交人开具的正规发票支付至应付金额的95%，预留应付金额的5%作为质保金，一年后无息支付。 4.2 收款账户： 上海浦东发展银行长沙河西支行(湖南乐华信息技术有限公司:66100154700000597) 4.3 对中小微企业及时支付的约定：自交付之日起30日内支付款项；另有约定的，付款期限最长不得超过60日。约定采取履行进度结算、定期结算等结算方式的，付款期限应当自双方确认结算金额之日起算。合同明确需检验或验收的，应明确检验或验收期间，约定交付后经检验或者验收合格作为支付条件的，付款期限应当自检验或者验收合格之日起算；采购人拖延检验或者验收的，付款期限自约定的检验或者验收期限届满之日起算。 5.合同履约验收方式及要求：甲方在收到乙方交付的货物（服务）后按如下方式进行验收 5.1 验收程序 采用 简易程序验收 5.2 质量要求 1、管理制度化保证质量 1、1 细化每个环节质量标准 针对各加工环节的工作内容和特点，制定档案整理（前后处理）、档案加工、数据连接等质量标准和注意事项，把最终成品的质量参数分解到每个工作环节，细化到每个操作步骤，使各个岗位人员熟知并掌握工作内容、操作技巧和质量标准。 1、2 赋予员工质检任务 采用“逐级检查逐级负责”制度，赋予数字化各加工环节工作人员质量检查任务，每个员工工作前，要先对上一环节提供的档案或数据进行质量检查。档案加工员负责检查档案前处理质量，图像质检员负责检查档案前处理和档案加工质量，质检员负责检查所有环节工作质量，各组组长负责检查本组人员工作质量。通过逐级检查逐级负责制度，层层检查各加工环节工作质量，实行及时有效的质量监管目的。 1、3 严格进场员工培训上岗 坚持“熟悉标准规定、掌握操作技能再上岗”原则，工作人员必须掌熟练掌握各个工作流程各环节。 培训的内容包括工程项目档案整理、档案目录录入、纸质档案的数字化、图像处理软件的应用、图像备份、档案的装订、上架等各项内容。 2、档案安全管理 1）档案交接管理 档案交接由专门负责交接工作人员和我方专门的验收人员，在安排好的工作间里进行面对面的交接，要求有书面交接记录，并在以后的流程中由用户方专门人员全程监督并有书面交接记录。 2）工作中对原档案的保护措施 对档案原件要小心存放，对拆订后的档案原件装订后要恢复原样。现场工作人员要保证档案的完整，不得损坏和丢失，不得篡改档案内容，原档案磨损、不清晰的，需用户方专门人员签字同意，方可进行下道工序。 档案不允许直接放在地上，放在20cm以上高度货架（柜）的地方存放。 档案的存放位置要远离电源、水、锅炉房等不安全的地方。 3）档案的安全存放 档案只能在工作间的专用保险柜内存放，工作间内的其它地方不准存放档案。中午休息时档案要在工作间的专用柜内存放，不得放在外边工作台上存放。 4）档案在工作间的安全管理 工作人员下班时，均应将工作间中所有档案锁在专用保险柜中，由开福区财政局工作人员保管，并由开福区财政局工作人员锁好工作间房门，实行双重保险。 5）工作人员均经过防火安全教育、加工地点内严禁吸烟和携带任何火源。 3、设备及数据安全管理 1）设备安全检测及审核 作业现场的所有设备在开工前及完工后可以通过有关部门（国家安全局）采用专业的设备进行数字化加工设备的防侦测、防干扰的检测。 2）设备网络安全管理 扫描现场的计算机及其它设备不能以任何方式连接因特网，严防数据泄密。对计算机采取专用安全性高的屏蔽网线及安全专用水晶头，交换机设施进行物理性二次屏蔽。所有设备外壳均接地线以达到信息数据全屏蔽效果。 3）现场计算机存储设备安全管理 所有为用户方工作的计算机存储设备（包括软驱、硬盘、MO驱动器、活动硬盘等）必须格式化和采用专业安全管理软件封闭所有计算机存储设备外围接口，统一管理加工现场的打印机、打印纸、光盘、软盘及其它存储打印设备。 生产岗位的各个环节的计算机不允许存在对外数据连接方式，每台计算机不配置“拨号上网设备”、“可写光驱、软盘驱动器”等存储设备，严禁携带这些设备进入生产现场。 对生产现场配置的光盘刻录设备实行专人保管，专人使用的措施，严禁外借、私自刻录的现象发生。并且严格控制现场光盘的数量，每天清点；即使“刻坏”的光盘也要当时收缴上来，予以销毁。 4）监控设备安全管理 在数据加工现场可以根据用户要求由加工方安装监控设备，实现工作时间工作现场情况不间断录音、监控。其资料交由用户方保密部门保存。同时采用门禁刷卡技术实现生产现场的封闭管理，人员进出采用门禁刷卡技术实现对人员的全面监督和管理。 5）数据存储安全管理 加工产生的数据，均需存入用户方指定存储器，不得留取任何备份。如使用软驱、光驱设备必需是用户方有关人员参与使用。 6）备份数据的安全管理 备份数据的计算机设密码，操作员设置独立开机密码，防止数据泄密。 每天生产结束后，由专人做“数据备份”工作，防止出现数据丢失现象。当数据提交给用户后，三个月用户确认无误方可删除备份信息。 项目管理负责人员除每日定期在服务器备份各加工数据工作站的数据外，将成品数据用专用离线备份硬盘进行备份。 7）数据质量的安全管理 首先采用专用高品质、专用品牌的数据存储介质（服务器、生机盎然、硬盘、光盘），然后对每道工序的差错率、产品差错率、工序差错率、抽样误差、人员差错率对扫描加工实行监视和测量，并采取预防措施对各工序不合格品的错误给予纠正。根据数据的质量规定对工作人员实施具体的奖惩条例，并有专门的质检组负责多次的校对和质量检验，确保工作的质量标准和安全保密。所有工序都必须接受用户方专门人员的监督和检查。 8）数据库中数据的安全管理 内部网络和外部网络分离。数据加工网络和数据存贮网络分离，数据使用网络和数据存贮网络分离。保密级别高的数据按密级使用独立计算机，不加入任何局域网。数据的加工、存贮、使用均有专业的监控设备进行监控。数据库有安全的加密及保护措施。数据库设密码，分权限管理。 5.3 验收要求和验收标准 1、数据验收 数据验收是针对本项目的加工成果进行验收工作，按中华人民共和国现行技术标准和合同规定的验收评定标准等规范验收，我司负责整个项目的质量检查，保证档案成果的完整性、正确性、规范性，满足应用要求。 当我司自检合格后，相关加工成果递交开福区财政局验收，将聘请熟悉开福区财政局工作情况的单位负责质量检查、监督。 项目验收包括我司自检、开福区财政局审核验收和验收登记三道程序，说明如下： 1.1数据自检 1．以抽检的方式检查，抽检对象包括目录数据库、图像文件、数据挂接以及档案实体的总体质量。 2．抽检的比率不低于20%。 3．目录数据与扫描件挂接错误，或目录数据、扫描件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。 4．数字化转换质量自检的合格率达到100%以上。 5．合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%。 6．自检指标：目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”，填写好《异常情况登记表——数据验收》，并回退给相关工序的操作人员进行整改。 7．抽检待移交的实体档案，确保档案完好无损、案卷质量达到档案整理和装订要求。 8．完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。 2、审核验收 1．我司自检合格后，递交开福区档案局、财政局联合验收，以一个全宗结束为阶段进行审核验收。 2．数据验收以抽检方式进行，抽检比例不低于15%，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到100%予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在99%以下，提交验收数据全部发回我司全面自检，直至达到验收要求。 3．档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到100%予以验收通过。 3、售后服务承诺书 公司经过多年的努力，服务对象从省市、区域政府、到各级局，在为各级政府的档案整理与数字化建设中积累了丰富的售后服务经验，打造了一支专业售后服务队伍，建立了完善的售后服务体系。针对本次项目，公司专门成立了项目领导小组，在项目领导小组下设档案整理组、档案数字化组、图像处理组、质检组、技术支持组、售后服务组，以强有力的技术支持、完善的售后服务来保证此次档案整亘与数字化项目的成功实施。 3.1服务结构 服务中心：售后服务的管理机构，负责制定售后服务规程，客户服务规范以及对各地办事处客户服务中心的培训、监督和管理，同时负责处理用户投诉和咨询以及处理网上的技术支持等工作。 3.2服务条款 我司的售后服务宗旨是：快速、果断、准确、周到、彻底。 质保期：免费提供三年跟踪服务。 售后服务问题解决时间：接到用户电话后2小时内响应，8小时内上门服务，一般问题在12小时内解决，严重问题我公司在24个小时内及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。保证本合同中所供应的商品是最新生产的符合国家技术规格和质量标准的出厂原装合格产品。如发生所供商品与合同不符，由此产生的一切责任和后果由我公司承担。售后服务人员联系方式如下：
服务方式： 用户可以指定或由我公司指派专人负责用户的技术支持，用户碰到任何问题，可先通过电话与专人联系（联系人附后），寻求技术支持。 电话——用户可在星期一至星期五，全天24小时获得我公司的电话支持； 远程拨入——如果用户许可，我公司的技术支持工程师可以通过远程网络拨入，远程检查你的系统，以便更快捷的解决问题。 现场——如果有些问题不能通过电话或远程拨入解决，我公司会派经验丰富的现场服务工程师，到现场为您服务。 我公司提供的货物在质保期内因货物本身的质量问题发生故障，负责免费更换。对达不到技术要求者，根据实际情况，经双方协商，可按以下办法处理： ⑴更换：由我公司承担所发生的全部费用。 ⑵贬值处理：由甲乙双方合议定价。 ⑶退货处理：我公司退还开福区财政局支付的合同款，同时应承担该货物的直接费用（运输、保险、检验、货款利息及银行手续费等）。 3. 在质保期内，我公司对货物出现的质量及安全问题负责处理解决并承担一切费用。 4.上述的货物在质保期内免费保修，因人为因素出现的故障不在免费保修范围内。超过保修期的机器设备，终生维修，维修时只收部件成本费。 5.服务机构热线：13357319599专用QQ服务号：794035591。 6.甲乙双方的权利与义务 权利义务 （一）、乙方 1、乙方于合同签订之日起一周内安排进场加工，加工进度由双方根据实际情况协商； 2、乙方按照与甲方协商制订可行的工作计划，并进行实际工作部署，以保证最佳的工作效果； 3、乙方应按照甲方的要求办理好相应的接、还卷手续，并在接、还单上进行签字。 4、乙方数字化步骤如下： （1）将要数字化的档案重新检查页号、页数并进行分件、编写页号等整理工作； （2）按照甲方要求拆分档案； （3）按照扫描要求扫描、优化处理及优化质检； （4）数据挂接及总检； （5）遵守加工服务规范，并确保加工档案的安全保密； （6）乙方需自携带加工系统软件、计算机、扫描设备和2－3名人员等上门提供加工服务。 （二）、甲方 1、甲方对乙方制订的实施计划进行监督，保证计划的顺利实施。 2、甲方必须保证有一人协助数字化加工工作，保障纸质档案顺利交接。 3、甲方只提供工作场地以及必要的档案业务指导，保证电源、办公桌椅和饮用水。 7.违约责任 7.1 对中小微企业未及时支付的违约责任约定：采购人不得以法定代表人或者主要负责人变更，履行内部付款流程，或者在合同未作约定的情况下以等待竣工验收批复、决算审计等为由，拒绝或者迟延支付中小微企业款项。 7.2 如中标（成交）供应商系中小微企业，采购人存在迟延支付乙方合同款项的，应当承担付款逾期利息。双方对逾期利息的利率约定为年息3%（约定利率不得低于合同订立时1年期贷款市场报价利率），未做约定的，按照每日利率万分之五的标准支付逾期利息。 1、因乙方对本次加工的数据泄露、丢失、损坏造成损失，乙方应承担赔偿责任；同时乙方不得以任何方式把本次加工的数据信息做其它用途，由此给甲方造成的全部经济损失由乙方赔偿。 2、甲方不得以任何方式将本合同价格及内容透露给第三方，否则由此造成的所有损失由甲方承担。 3、如甲方逾期未按合同规定向乙方支付款项，则甲方应自逾期之日起每日按合同总金额的1‰向乙方支付违约金。 4、项目实施期间，乙方工作人员应服从甲方各项管理规定，甲方有权利对相关员工进行考评。 8.解决争议的方法 首先通过双方协商解决，协商解决不成，则通过以下途径之一解决纠纷： 向开福区人民法院提起诉讼。 9.组成合同的文件 合同由以下文件构成，如下述文件之间有任何抵触、矛盾或歧义，应按以下顺序解释： （1）在采购或合同履行过程中乙方作出的承诺以及双方协商达成的变更或补充协议 （2）中标或成交通知书 （3） 响应文件 （4）政府采购合同格式条款及其附件 （5）专用合同条款（如果有） （6）通用合同条款（如果有） （7）标准、规范及有关技术文件，图纸，已标价工程量清单或预算书（如果有） （8）其他合同文件。 10.合同生效 本合同自 2021年12月20日起签字盖章后 生效 合同签订时间： 双方签章时间 --> 11.其他条款 无 注：政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。 政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。
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附件列表：
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