四川护理职业学院2022年档案数字化服务项目竞争性磋商采购公告
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| 审批时间 | 审批结果 | ||
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项目概况
四川护理职业学院2022年档案数字化服务项目 采购项目的潜在供应商应在www.ronghuigr.com或成都市锦江区东大路318号IMP环球都汇广场15楼获取采购文件，并于2022年07月05日 11点00分（北京时间）前提交响应文件。
一、项目基本情况
项目编号：RH20220603
项目名称：四川护理职业学院2022年档案数字化服务项目
采购方式：竞争性磋商
预算金额：20.0000000 万元（人民币）
最高限价（如有）：20.0000000 万元（人民币）
采购需求：
一、项目概述
四川护理职业学院2022年档案数字化服务项目，本次项目主要针对存量档案的数字化及部分重点档案修复工作。
二、标的所属行业
三、服务内容
本次项目主要加工内容包括以下两点：
1.档案数字化服务：档案整理、档案扫描、图像处理、条目著录、数据挂接和异质备份等。
2.重点档案修复工作：档案清理、档案除尘、档案平整、档案裱糊、档案装订。
3、服务内容表
注：以上采购内容最终以实际验收的数量以及成交单价进行据实结算，超出成交总价部分，不予结算，成交总价以内，据实结算。
四、技术服务要求
（一）技术标准及规范
1.《中华人民共和国档案法》
2.《中华人民共和国保密法》
3．《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31-2017；
4. 《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）
5．《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）
6.《电子文件归档与电子档案管理规范》 GB/T 18894-2016;
7.《高等学校教学文件材料归档范围》；
8.《科学技术研究档案管理暂行规定》；
9.《基本建设项目档案资料管理暂行规定》；
（二）档案数字化具体技术要求
1.档案交接
根据采购人提供的档案清单或直接提供的卷宗材料获取相应档案。供应商逐卷清点核对完毕双方在《档案移交清单》上登记、签字。供应商负责整个项目档案的取卷、保管、退还工作，如发生任何档案遗失问题由供应商承担全部法律及经济责任。
2.档案整理
（1）对库藏档案，以卷为单位进行分拆，以保证档案资料去除金属装订物，拆解成以件为单位的档案。
（2）拆分档案时需考虑到纸张易折、易碎等原因，小心轻拿轻放，在拆分档案有可能损坏原件时，不可强拆档案。对于严重破损的档案，先进行修复处理。拆开的档案不得出现任何漏缺页及顺序差错。
（3）对照目录逐页检查档案原件，同时检查档案纸质目录和档案文件之间的顺序，对拆解前次序颠倒的页面，拆解后要予以更正。
（4）供应商须核实卷内页码顺序。卷内文件按次序从1开始连续编号，不得有重号、跳号，空白的页面不编页号。每张大幅面图纸视为一页文件编制页号。
3.档案扫描
注：文书档案本身良好应做双层pdf自动全文识别。
（1）按页码顺序进行扫描，案卷封面、备考表不扫描，库藏档案目录要扫描。
（2）需扫描的档案，页面破损严重无法直接进行扫描的，应先进行页面修复；页面折皱不平，影响扫描质量的，应先压平。
（3）扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备，保证档案不受损。
（4）对幅面超过A3的大幅面档案文件应采用分区扫描形成多幅图像，以便进行图像拼接处理，合并成一个完整的图像。
（5）扫描时应认真登记和核对扫描的页数和顺序，确保实际扫描页数与实体档案整理时页数和顺序完全一致，扫描时应根据档案的实际情况调整扫描参数，保持图像效果与档案实体一致。
4.图像处理
（1）扫描后的原始JPG图像需要进行优化处理，对图像清晰度、色调、偏斜、污渍、黑边进行调整、清除，使得图像清晰、端正、完整。
（2）图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过±0.5度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（3）图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印章等。
5.条目著录
著录按照国家档案局有关标准结合本院档案著录的具体要求进行。
根据南京轩恩档案管理系统及本院档案的要求，采用手工录入的方式。具体字段按实际情况调整，但必须符合南京轩恩档案管理系统和本院对档案的管理要求。
6.系统挂接
系统挂接按照年度-档案类型-档号（实体分类号/卷号或件号）分层目录进行挂接。
供应商可选择逐条目录著录于南京轩恩档案管理系统，也可选择批量（以Excel表形式）系统挂接。若批量挂接需符合南京轩恩档案管理系统相应的导入模板要求，确保上传图片与条目一一对应。
7.数据核查及验收
在完成扫描和著录工作后，供应商应对数据进行核查。采购人对挂接后的数据进行复查，当数据的终验后，供应商方可挂接下一批次数据。供应商对该批错误数据重新检查修改，直到终验合格，否则不能挂接下一批次数据。
8.项目成果提供
著录条目和扫描图像挂接档案管理系统，挂节后的条目数据与图像一一对应。最终条目数据已EXCEL格式保存提交，图像数据生成JPG格式和PDF格式各一套，用供应商提供的DVD光盘和采购人提供的移动硬盘，将所有成品数据备份，提交给采购人。其中供应商提供的DVD光盘刻录2套（图像JPG格式和PDF格式各一套），采购人提供的移动硬盘存储1套。刻录光盘要求采用符合《档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范》（DA/T 38-2021）要求对光盘进行制作。
（三）档案修复技术要求
1.档案清理
（1）对现存重点档案数量、破损情况和保存保护环境所进行的查验、鉴定和记录。
（2）重点档案清理以“件”为清理单位。
2.档案除尘
将借出的重点档案展开，用软毛刷轻轻刷除表面灰尘，为档案修复奠定基础，保持档案表面清洁。
3.档案平整
原始档案存在折角、皱折问题的问题时，可以采用厚书或其他较重的物体压平、烫平等方法进行处理；
4.档案裱糊
（1）如果原始档案纸张过薄，或者纸张特别小，则对纸张进行裱补，使其成为统一的A4大小；1页白衬纸应托裱1张材料，不得托裱2张及以上材料，且托裱使用的耗材纸张应和原始档案纸张材质相近为宜。
（2）如果原始档案破损，则对纸张进行修裱，修裱时，采用较薄的宣纸或和原始档案相近的纸张修裱。
（3）修复过程中，浆糊要使用得当，不稀不稠，裱补平整，补纸与档案粘连处适度。
5.档案装订
对重点档案，尽可能保持档案原貌的原则进行装订或者采用装裱的方式进行装订。
★五、保密、安全要求
1.供应商必须严格按照档案数字化加工人员保密协议，对档案外包工作进行严格保密。
2.供应商参与本项目的所有工作人员必须通过采购人的审核，并在采购人处登记备案。
3.供应商参与本项目的工作人员必须接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。
4.供应商按照采购人要求，对加工现场进行封闭式管理。供应商须做好加工现场及人员的安全管理工作，供应商须对项目实施工作人员及加工现场档案的安全负责；项目实施过程中须在现场安装监控设备（监控内容须备份，并交付采购人），以保证现场的安全及监管。
5.供应商工作人员未经采购人同意，不得将移动存储介质(包括U盘、移动硬盘)、照相机、刻录光盘、手机、MP3、MP4及其他与工作无关的物品带入加工现场。
6.未经采购人批准，供应商不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。
7.档案数字化工作室内计算机应对输出接口做屏蔽处理防止数据外拷，计算机局域网与互联网等外网物理隔离，加工数据由专人负责管理，未经授权无权访问。
8.档案数字化工作室内的废纸必须集中放置，供应商每周清理废纸不能超过一次，清理时要有采购人人员监督，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。
9.档案数字化任务完成时，保密行政管理部门必须检查供应商所用设备是否有信息留存，凡有信息留存的，必须清除信息并作安全技术处理。
10.泄露档案所涉及的国家秘密，按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。
六、商务要求
★1.服务时间：签订合同当日起的150天内完成所有档案数字化、档案著录和档案修复等服务工作。
★2.服务地点：四川护理职业学院成都校区内。
3.项目工作人员：拟派遣工作团队组成至少5人，工作人员同时具备《涉密人员培训证书》和档案专业初级职称及以上职称。
★4.验收标准和方式：根据《四川护理职业学院货物和服务履约验收实施细则》的要求，由使用部门牵头组建验收小组，验收小组成员和供应商在四川护理职业学院成都校区综合档案室进行验收，要求供应商展示服务实施情况，如著录数据、挂接数据、原文挂接是否准确、是否清晰、是否能在档案管理系统中进行检索等，验收成员根据服务效果进行验收并填写验收记录表，并针对问题提出改进建议。供应商根据建议及时整改合格后完成验收。
★5.结算方式：本项目按实结算，结算金额=∑供应商所报各项最终单价*各项实际数量。
★6.付款方式：项目验收合格后采购单位向成交供应商支付结算总金额的100%。
★7.履约保证金：在签署合同后7个工作日内，供应商应以银行保函、支票、汇票等非现金方式提交预算金额的5%作为履约保证金，供应商在合同执行过程中违反合同规定或违约，采购方有权扣除相应履约保证金。项目验收合格起90天后无息退还履约保证金。
8.质保期：提供至少2年数字化加工成果维护服务（相关费用包含于此次响应报价之中）。
9.本要求中提到的成果维护服务内容包括：目录数据错误修改、漏扫描文件的补扫、不规范图像文件的处理、移动硬盘重新备份、索引维护等，根据档案行业保密和应用的特殊性，要求供应商采取上门方式进行维护，上门维护时间要求立即电话响应，2小时内到达现场。
合同履行期限：签订合同当日起的150天内完成所有档案数字化、档案著录和档案修复等服务工作
本项目( 不接受 )联合体投标。
二、申请人的资格要求：
1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；
2.落实政府采购政策需满足的资格要求：
无
3.本项目的特定资格要求：无
三、获取采购文件
时间：2022年06月21日 至 2022年06月27日，每天上午9:00至12:00，下午14:00至17:00。（北京时间，法定节假日除外）
地点：www.ronghuigr.com或成都市锦江区东大路318号IMP环球都汇广场15楼
方式：在（www.ronghuigr.com）网站上缴费后现场或远程获取竞争性磋商文件
售价：￥300.0 元（人民币）
四、响应文件提交
截止时间：2022年07月05日 11点00分（北京时间）
地点：成都市锦江区东大路318号IMP环球都汇广场15楼
五、开启
时间：2022年07月05日 11点00分（北京时间）
地点：成都市锦江区东大路318号IMP环球都汇广场15楼
六、公告期限
自本公告发布之日起3个工作日。
七、其他补充事宜
八、凡对本次采购提出询问，请按以下方式联系。
1.采购人信息
名 称：四川护理职业学院
地址：成都市龙泉驿区龙都南路173号
联系方式：登录即可免费查看 登录即可免费查看
2.采购代理机构信息
名 称：融汇项目管理股份有限公司
地 址：成都市锦江区东大路318号IMP环球都汇广场15楼
联系方式：登录即可免费查看 登录即可免费查看
3.项目联系方式
项目联系人：曾俊
电 话： 登录即可免费查看
四川护理职业学院2022年档案数字化服务项目 采购项目的潜在供应商应在www.ronghuigr.com或成都市锦江区东大路318号IMP环球都汇广场15楼获取采购文件，并于2022年07月05日 11点00分（北京时间）前提交响应文件。
一、项目基本情况
项目编号：RH20220603
项目名称：四川护理职业学院2022年档案数字化服务项目
采购方式：竞争性磋商
预算金额：20.0000000 万元（人民币）
最高限价（如有）：20.0000000 万元（人民币）
采购需求：
一、项目概述
四川护理职业学院2022年档案数字化服务项目，本次项目主要针对存量档案的数字化及部分重点档案修复工作。
二、标的所属行业
| 序号 | 标的名称 | 标的所属行业 |
| 1 | 四川护理职业学院2022年档案数字化服务项目 | 软件和信息技术服务业 |
三、服务内容
本次项目主要加工内容包括以下两点：
1.档案数字化服务：档案整理、档案扫描、图像处理、条目著录、数据挂接和异质备份等。
2.重点档案修复工作：档案清理、档案除尘、档案平整、档案裱糊、档案装订。
3、服务内容表
| 序号 | 名称 | 内容 | 数量 | 备注 |
| 1 | 综合档案 | 档案数字化 | 42万页 | |
| 2 | 综合档案 | 档案著录 | 8万条 | |
| 3 | 重点档案 | 档案修复 | 约10件 | |
注：以上采购内容最终以实际验收的数量以及成交单价进行据实结算，超出成交总价部分，不予结算，成交总价以内，据实结算。
四、技术服务要求
（一）技术标准及规范
1.《中华人民共和国档案法》
2.《中华人民共和国保密法》
3．《纸质档案数字化技术规范》DA/T 31-2017；
4. 《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）
5．《科技档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）
6.《电子文件归档与电子档案管理规范》 GB/T 18894-2016;
7.《高等学校教学文件材料归档范围》；
8.《科学技术研究档案管理暂行规定》；
9.《基本建设项目档案资料管理暂行规定》；
（二）档案数字化具体技术要求
1.档案交接
根据采购人提供的档案清单或直接提供的卷宗材料获取相应档案。供应商逐卷清点核对完毕双方在《档案移交清单》上登记、签字。供应商负责整个项目档案的取卷、保管、退还工作，如发生任何档案遗失问题由供应商承担全部法律及经济责任。
2.档案整理
（1）对库藏档案，以卷为单位进行分拆，以保证档案资料去除金属装订物，拆解成以件为单位的档案。
（2）拆分档案时需考虑到纸张易折、易碎等原因，小心轻拿轻放，在拆分档案有可能损坏原件时，不可强拆档案。对于严重破损的档案，先进行修复处理。拆开的档案不得出现任何漏缺页及顺序差错。
（3）对照目录逐页检查档案原件，同时检查档案纸质目录和档案文件之间的顺序，对拆解前次序颠倒的页面，拆解后要予以更正。
（4）供应商须核实卷内页码顺序。卷内文件按次序从1开始连续编号，不得有重号、跳号，空白的页面不编页号。每张大幅面图纸视为一页文件编制页号。
3.档案扫描
| 名称 | 色彩模式 | 分辨率 | 存储格式 | 挂接格式 |
| 全文字页 | 彩色 | 300dpi | JPG及PDF | PDF |
| 重点档案 照片档案 | 彩色 彩色 | 600dpi 600dpi | JPG及PDF JPG及PDF | PDF |
注：文书档案本身良好应做双层pdf自动全文识别。
（1）按页码顺序进行扫描，案卷封面、备考表不扫描，库藏档案目录要扫描。
（2）需扫描的档案，页面破损严重无法直接进行扫描的，应先进行页面修复；页面折皱不平，影响扫描质量的，应先压平。
（3）扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备，保证档案不受损。
（4）对幅面超过A3的大幅面档案文件应采用分区扫描形成多幅图像，以便进行图像拼接处理，合并成一个完整的图像。
（5）扫描时应认真登记和核对扫描的页数和顺序，确保实际扫描页数与实体档案整理时页数和顺序完全一致，扫描时应根据档案的实际情况调整扫描参数，保持图像效果与档案实体一致。
4.图像处理
（1）扫描后的原始JPG图像需要进行优化处理，对图像清晰度、色调、偏斜、污渍、黑边进行调整、清除，使得图像清晰、端正、完整。
（2）图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过±0.5度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（3）图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印章等。
5.条目著录
著录按照国家档案局有关标准结合本院档案著录的具体要求进行。
根据南京轩恩档案管理系统及本院档案的要求，采用手工录入的方式。具体字段按实际情况调整，但必须符合南京轩恩档案管理系统和本院对档案的管理要求。
6.系统挂接
系统挂接按照年度-档案类型-档号（实体分类号/卷号或件号）分层目录进行挂接。
供应商可选择逐条目录著录于南京轩恩档案管理系统，也可选择批量（以Excel表形式）系统挂接。若批量挂接需符合南京轩恩档案管理系统相应的导入模板要求，确保上传图片与条目一一对应。
7.数据核查及验收
在完成扫描和著录工作后，供应商应对数据进行核查。采购人对挂接后的数据进行复查，当数据的终验后，供应商方可挂接下一批次数据。供应商对该批错误数据重新检查修改，直到终验合格，否则不能挂接下一批次数据。
8.项目成果提供
著录条目和扫描图像挂接档案管理系统，挂节后的条目数据与图像一一对应。最终条目数据已EXCEL格式保存提交，图像数据生成JPG格式和PDF格式各一套，用供应商提供的DVD光盘和采购人提供的移动硬盘，将所有成品数据备份，提交给采购人。其中供应商提供的DVD光盘刻录2套（图像JPG格式和PDF格式各一套），采购人提供的移动硬盘存储1套。刻录光盘要求采用符合《档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R 技术要求和应用规范》（DA/T 38-2021）要求对光盘进行制作。
（三）档案修复技术要求
1.档案清理
（1）对现存重点档案数量、破损情况和保存保护环境所进行的查验、鉴定和记录。
（2）重点档案清理以“件”为清理单位。
2.档案除尘
将借出的重点档案展开，用软毛刷轻轻刷除表面灰尘，为档案修复奠定基础，保持档案表面清洁。
3.档案平整
原始档案存在折角、皱折问题的问题时，可以采用厚书或其他较重的物体压平、烫平等方法进行处理；
4.档案裱糊
（1）如果原始档案纸张过薄，或者纸张特别小，则对纸张进行裱补，使其成为统一的A4大小；1页白衬纸应托裱1张材料，不得托裱2张及以上材料，且托裱使用的耗材纸张应和原始档案纸张材质相近为宜。
（2）如果原始档案破损，则对纸张进行修裱，修裱时，采用较薄的宣纸或和原始档案相近的纸张修裱。
（3）修复过程中，浆糊要使用得当，不稀不稠，裱补平整，补纸与档案粘连处适度。
5.档案装订
对重点档案，尽可能保持档案原貌的原则进行装订或者采用装裱的方式进行装订。
★五、保密、安全要求
1.供应商必须严格按照档案数字化加工人员保密协议，对档案外包工作进行严格保密。
2.供应商参与本项目的所有工作人员必须通过采购人的审核，并在采购人处登记备案。
3.供应商参与本项目的工作人员必须接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。
4.供应商按照采购人要求，对加工现场进行封闭式管理。供应商须做好加工现场及人员的安全管理工作，供应商须对项目实施工作人员及加工现场档案的安全负责；项目实施过程中须在现场安装监控设备（监控内容须备份，并交付采购人），以保证现场的安全及监管。
5.供应商工作人员未经采购人同意，不得将移动存储介质(包括U盘、移动硬盘)、照相机、刻录光盘、手机、MP3、MP4及其他与工作无关的物品带入加工现场。
6.未经采购人批准，供应商不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。
7.档案数字化工作室内计算机应对输出接口做屏蔽处理防止数据外拷，计算机局域网与互联网等外网物理隔离，加工数据由专人负责管理，未经授权无权访问。
8.档案数字化工作室内的废纸必须集中放置，供应商每周清理废纸不能超过一次，清理时要有采购人人员监督，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。
9.档案数字化任务完成时，保密行政管理部门必须检查供应商所用设备是否有信息留存，凡有信息留存的，必须清除信息并作安全技术处理。
10.泄露档案所涉及的国家秘密，按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。
六、商务要求
★1.服务时间：签订合同当日起的150天内完成所有档案数字化、档案著录和档案修复等服务工作。
★2.服务地点：四川护理职业学院成都校区内。
3.项目工作人员：拟派遣工作团队组成至少5人，工作人员同时具备《涉密人员培训证书》和档案专业初级职称及以上职称。
★4.验收标准和方式：根据《四川护理职业学院货物和服务履约验收实施细则》的要求，由使用部门牵头组建验收小组，验收小组成员和供应商在四川护理职业学院成都校区综合档案室进行验收，要求供应商展示服务实施情况，如著录数据、挂接数据、原文挂接是否准确、是否清晰、是否能在档案管理系统中进行检索等，验收成员根据服务效果进行验收并填写验收记录表，并针对问题提出改进建议。供应商根据建议及时整改合格后完成验收。
★5.结算方式：本项目按实结算，结算金额=∑供应商所报各项最终单价*各项实际数量。
★6.付款方式：项目验收合格后采购单位向成交供应商支付结算总金额的100%。
★7.履约保证金：在签署合同后7个工作日内，供应商应以银行保函、支票、汇票等非现金方式提交预算金额的5%作为履约保证金，供应商在合同执行过程中违反合同规定或违约，采购方有权扣除相应履约保证金。项目验收合格起90天后无息退还履约保证金。
8.质保期：提供至少2年数字化加工成果维护服务（相关费用包含于此次响应报价之中）。
9.本要求中提到的成果维护服务内容包括：目录数据错误修改、漏扫描文件的补扫、不规范图像文件的处理、移动硬盘重新备份、索引维护等，根据档案行业保密和应用的特殊性，要求供应商采取上门方式进行维护，上门维护时间要求立即电话响应，2小时内到达现场。
合同履行期限：签订合同当日起的150天内完成所有档案数字化、档案著录和档案修复等服务工作
本项目( 不接受 )联合体投标。
二、申请人的资格要求：
1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；
2.落实政府采购政策需满足的资格要求：
无
3.本项目的特定资格要求：无
三、获取采购文件
时间：2022年06月21日 至 2022年06月27日，每天上午9:00至12:00，下午14:00至17:00。（北京时间，法定节假日除外）
地点：www.ronghuigr.com或成都市锦江区东大路318号IMP环球都汇广场15楼
方式：在（www.ronghuigr.com）网站上缴费后现场或远程获取竞争性磋商文件
售价：￥300.0 元（人民币）
四、响应文件提交
截止时间：2022年07月05日 11点00分（北京时间）
地点：成都市锦江区东大路318号IMP环球都汇广场15楼
五、开启
时间：2022年07月05日 11点00分（北京时间）
地点：成都市锦江区东大路318号IMP环球都汇广场15楼
六、公告期限
自本公告发布之日起3个工作日。
七、其他补充事宜
| 最高限价 |
本项目以报单价方式进行报价，单价报价超过单价最高限价的报价无效。 |
八、凡对本次采购提出询问，请按以下方式联系。
1.采购人信息
名 称：四川护理职业学院
地址：成都市龙泉驿区龙都南路173号
联系方式：登录即可免费查看 登录即可免费查看
2.采购代理机构信息
名 称：融汇项目管理股份有限公司
地 址：成都市锦江区东大路318号IMP环球都汇广场15楼
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3.项目联系方式
项目联系人：曾俊
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