启东市档案馆档案全文扫描采购项目询价公告
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启东市档案馆根据启东市政府采购管理的有关规定，就启东市档案馆档案全文扫描采购项目进行询价采购。
一、采购人、地址和联系方法
采 购 人：启东市档案馆。
地 址：启东市世纪大道1288号。
联系方法：登录即可免费查看。
联 系 人：登录即可免费查看。
二、采购项目名称、预算金额、最高限价
项目名称：启东市档案馆档案全文扫描。
预算金额、最高限价：预算金额25万元；最高限价：0.30元/页（折合成A4），供应商在报价时请报出扫描的单价，页数为最终形成A4幅面的电子图像的数量（对于大于A4幅面的文档统一折算成A4页，A3=2张A4；A2=4张A4；A1=8张A4；A0=16张A4）。
三、档案全文扫描商务需求
（一）需执行的国家相关法律法规、行业标准：
1.法律法规及管理性标准规范
（1）《中华人民共和国档案法》
（2）《中华人民共和国保守国家秘密法》
（3）《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》
《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》
（4）《计算机病毒防治管理办法》
（5）《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)
（6）《档案数字化外包安全管理规范》
2.业务性、技术性标准规范
（1）国家档案局8号令
（2）《文书档案案卷格式》(GB9705-88)
（3）《档案数字化转换操作规程》(GB32／T 1894-2011)
（4）《档案交接文据格式》(GB／T1 3968-92)
（5）《文书档案文件级目录数据库结构和数据交换格式》（DB32/505-2002）
（6）《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31-2017)
（7）《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52-2014）
（8）《中国档案机读目录格式》(CB／T 2016 3-2006)
（9）《南通市文书档案电子目录录入要求》
（10）《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）
（11）《南通市档案馆馆藏档案电子数据管理办法》（通档发[2008]29号）
（二）服务要求
1．成交供应商需自携设备并派人员上门提供加工服务，各种设备性能良好，扫描仪分辨率在300DPI以上；采购方不提供档案扫描所需的任何设备和数字化加工软件，只提供场地、相关水电需求和必要的档案业务指导、档案原件，其他工作内容及责任均由成交供应商承担。
2．项目实施过程中使用的计算机、扫描仪及其它相关设施设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属于本项目的设备带进工作场所进行操作。
3．成交供应商在签订合同时，应成立项目组，指定项目负责人，项目负责人必须是成交供应商的公司级负责人。工作人员必须严格遵守档案管理的相关规定，自觉遵守采购方的管理制度，作息时间与采购方工作人员一致。中途不得随意更换工作人员，如需更换应征得采购方同意。
4．确保在数字化的整个过程中不对档案原件造成二次损伤。
5．按全宗（全宗较大时按全宗号-目录号）进行数据验收、刻盘、目录数据导入以及全文挂接，确保扫描图像与所对应的目录100%挂接正确。
（三）档案全文扫描要求
1.本项目采取驻场集中批量加工模式进行，服务内容包括对我馆需要扫描的档案进行扫描前预处理，如有问题应在采购方业务指导下进行修正，全部完成后再进行数字化加工，包括但不限：编页码、装订、目录录入、核对、数字化扫描、打印卷内目录、装盒、档案上架入库，并进行挂接前自检（图像质量、目录、扫描全文），无误后挂接至采购方馆藏档案管理服务平台，完成电子档案建库工作。
2.扫描分辨率为300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度以及纸质状况较差等，可适当提高分辨率。对带有照片的档案，采用600dpi分辨率进行扫描。
3.扫描模式：彩色。
4.扫描图像文件存储格式：原始的TIFF多页格式和经过合成的双层PDF格式两种，分别保存在以“全宗号”和“全宗号+ PDF”命名的文件夹中，图像文件以档案原件的档号（文件级）命名。
5.扫描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。
6.对扫描图像按照《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31—2017)进行技术处理。
7.扫描完成后，应尽可能地按照原来的装订孔进行装订，并确保文件排列顺序正确，无漏页、不压字、页面不颠倒且装订牢固。
8.在对扫描完成的TIFF文件进行双层PDF转换时，同时为采购方转换馆藏TIFF文件，数量与中标数量一致。
（四）项目实施地点、服务期限及服务承诺
1.地点：成交供应商应按照采购方的要求，在其指定地点实施档案全文扫描服务。
2.服务期限：本年度服务期限为合同签订日至2022年10月31日止，具体开始时间以采购人书面通知为准，在此期限内成交供应商须按合同规定向采购人提供上述服务。
3.服务承诺：成交供应商需提供24小时热线以及不大于4小时现场响应的项目后期维护服务（三年），成交供应商如不履行服务承诺的，列入采购方黑名单，采购方有权拒绝成交供应商参加采购方的采购项目报名。
（五）安全保密要求
1.硬盘及移动介质由采购方提供，工作完成后由采购方收回，非采购方允许的工具，不得带入。
2.参与数字化加工的工作人员，需提供身份证复印件留存，并签订保密协议。
3.所有数字化工作，必须在规定的场地内进行，凡在加工场地内的一切物品，未经同意，不得擅自带离。
4.档案出入库房必须有采购方工作人员的带领，并填写档案出入库清单，双方签字。数字化完成的档案，要及时归还入库。
5.数字化过程中，工作人员不得仔细浏览档案内容，不得抄录档案内容，不得议论档案内容。数字化工程结束后，所有参与数字化的工作人员要根据保密协议，承担无限期保密义务。
6.如发生全文扫描批次的档案泄密事件，采购方可追究成交供应商法律责任。
（六）数据验收
数据验收以一个全宗为一个批次。
1.数据验收
（1）检查全部已完成数字化转换的所有数据，包括 目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
（2）验收比率100%。
2.验收指标
目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
（1）档案原件：完整率100%；
纸张页面错位、颠倒、压字等差错率≤1‰。
（2）电子目录：档号、题名、责任者、文号、成文时间、页数、页号等关键字段正确率100%，其余字段错误率≤5‰。
（3）图像文件：漏扫率≤0.2‰；
图像方向、偏斜度、清晰度、失真度等差错率≤1%； 命名差错率≤1‰。
（4）数据挂接：正确率100%。
3.验收审核
（1）按批次进行数据移交验收。
（2）成交供应商提交验收的数据，涉及验收指标任意一条不合格的，全部退回成交供应商整改，采购方的验收记录不向成交供应商公开，待验收通过后，采购方公开验收记录。在退回整改期间，采购方将不再向成交供应商提供档案。
（3）采购方在验收中检出的错误，成交供应商及时、无偿予以纠正并再次提交采购方重新验收。
（4）各批次档案验收通过后，须填写“验收报告单”，经采购方验收组审核、签字后生效。
（5）由于成交供应商的扫描质量达不到验收要求而引发的误时、经济等问题均由成交供应商承担。
（七）项目交付及数据备份光盘要求
（1）项目结束并全部验收合格后，成交供应商须以全宗为单位刻录光盘。
（2）使用CD-R 或DVD±R档案级光盘进行数据备份。一卷（件）档案的影像文件必须存放在同一张光盘上，不允许拆分。
（3）提交原始扫描图像及转换后的图像数据光盘一式 3套，内容包括：本盘内所包含档案卷号及图像清单（Excel格式）；档案扫描图像文件和档案目录数据。
（4）光盘要求一盘一盒保存，盘盒标识内容与填写细则等要求，根据《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52-2014）处理。
（5）光盘数据验收：主要检查备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。双方验收确认后，履行光盘移交手续。
（6）提交光盘刻录目录表二套，记录光盘号与案卷内容。
四、供应商资格要求
1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条的规定；
2.必须具有独立法人资格，能独立承担民事责任，须具有一般纳税人资格；
3.营业执照中须具有“档案扫描”或“档案数字化”方面的经营内容。
4.报价文件构成
报价供应商的资格、资质证明文件（加盖单位公章）：
（1）企业法人营业执照复印件；
（2）报价表：报价表必须按提供的报价样表格式填写（见附件），如有其他情况需要说明的，在备注栏中注明。所有涉及报价的页面均须加盖单位公章，否则视为无效报价。
注：报价文件中必须包含上述要求提供的所有材料，否则以未实质性响应询价文件处理。报价文件须装订并密封，密封袋上标明：项目名称、报价单位名称、授权委托人（或法人）姓名及联系电话，否则视为无效报价。
5.报价文件递交
报价文件请于2022 年3月7日下午14:30-15:00 送至启东市档案馆8楼会议室（只接受直接送达），逾时则不予受理。
联系电话：80790610。
地址：启东市世纪大道1288号档案楼。
6.项目实施履约保证金：被确定成交的供应商，必须在签订合同前向采购方交纳履约保证金，履约保证金金额为成交金额的10％，在成交供应商扫描服务完毕并经采购方验收合格后一个月内由采购方返还(履约期间不计息)。
五、合同的签订及注意事项
（一）成交结果将在中国启东政府网信息公开栏目予以公布，采购方确定成交供应商后将向成交供应商发出中标（成交）通知书，成交供应商必须在中标（成交）通知书发出之日起十日内与采购方签订合同。
（二）成交供应商因自身原因不能订立或履行采购合同的，采购方将取消其成交资格。同时按《政府采购法》有关规定，暂停成交供应商两年内采购方采购项目的报名资格，并将其不良行为报相关部门备案。
六、成交原则
1.本项目成交价格包括完成本次扫描所对应档案的检查、整理、修复、档案实体与电子目录校对、数字化扫描加工、全文挂接及数据备份等内容在内，其中招标总额的4%用于结付第三方数据检查人员劳务费用，第三方数据检查人员由采购方招聘、管理。
2.符合采购需求且单价报价最低者成交。
3.如成交供应商履约情况良好，采购方认可。采购方在落实财政预算、成交单价金额不变的基础上可与成交供应商续签后两个年度的合同（合同一年一签）。
七、付款方式：项目实施完毕并经采购方验收合格后的一个月内付款100%。
启东市档案馆
2022年2月28日
附件：报价表范本
报 价 表
启东市档案馆档案全文扫描服务采购项目
本报价表须机打并加盖报价单位公章，手填无效。
报价单位：（须盖章）
联 系 人：
联系电话：
时 间：
一、采购人、地址和联系方法
采 购 人：启东市档案馆。
地 址：启东市世纪大道1288号。
联系方法：登录即可免费查看。
联 系 人：登录即可免费查看。
二、采购项目名称、预算金额、最高限价
项目名称：启东市档案馆档案全文扫描。
预算金额、最高限价：预算金额25万元；最高限价：0.30元/页（折合成A4），供应商在报价时请报出扫描的单价，页数为最终形成A4幅面的电子图像的数量（对于大于A4幅面的文档统一折算成A4页，A3=2张A4；A2=4张A4；A1=8张A4；A0=16张A4）。
三、档案全文扫描商务需求
（一）需执行的国家相关法律法规、行业标准：
1.法律法规及管理性标准规范
（1）《中华人民共和国档案法》
（2）《中华人民共和国保守国家秘密法》
（3）《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》
《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》
（4）《计算机病毒防治管理办法》
（5）《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)
（6）《档案数字化外包安全管理规范》
2.业务性、技术性标准规范
（1）国家档案局8号令
（2）《文书档案案卷格式》(GB9705-88)
（3）《档案数字化转换操作规程》(GB32／T 1894-2011)
（4）《档案交接文据格式》(GB／T1 3968-92)
（5）《文书档案文件级目录数据库结构和数据交换格式》（DB32/505-2002）
（6）《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31-2017)
（7）《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52-2014）
（8）《中国档案机读目录格式》(CB／T 2016 3-2006)
（9）《南通市文书档案电子目录录入要求》
（10）《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）
（11）《南通市档案馆馆藏档案电子数据管理办法》（通档发[2008]29号）
（二）服务要求
1．成交供应商需自携设备并派人员上门提供加工服务，各种设备性能良好，扫描仪分辨率在300DPI以上；采购方不提供档案扫描所需的任何设备和数字化加工软件，只提供场地、相关水电需求和必要的档案业务指导、档案原件，其他工作内容及责任均由成交供应商承担。
2．项目实施过程中使用的计算机、扫描仪及其它相关设施设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属于本项目的设备带进工作场所进行操作。
3．成交供应商在签订合同时，应成立项目组，指定项目负责人，项目负责人必须是成交供应商的公司级负责人。工作人员必须严格遵守档案管理的相关规定，自觉遵守采购方的管理制度，作息时间与采购方工作人员一致。中途不得随意更换工作人员，如需更换应征得采购方同意。
4．确保在数字化的整个过程中不对档案原件造成二次损伤。
5．按全宗（全宗较大时按全宗号-目录号）进行数据验收、刻盘、目录数据导入以及全文挂接，确保扫描图像与所对应的目录100%挂接正确。
（三）档案全文扫描要求
1.本项目采取驻场集中批量加工模式进行，服务内容包括对我馆需要扫描的档案进行扫描前预处理，如有问题应在采购方业务指导下进行修正，全部完成后再进行数字化加工，包括但不限：编页码、装订、目录录入、核对、数字化扫描、打印卷内目录、装盒、档案上架入库，并进行挂接前自检（图像质量、目录、扫描全文），无误后挂接至采购方馆藏档案管理服务平台，完成电子档案建库工作。
2.扫描分辨率为300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度以及纸质状况较差等，可适当提高分辨率。对带有照片的档案，采用600dpi分辨率进行扫描。
3.扫描模式：彩色。
4.扫描图像文件存储格式：原始的TIFF多页格式和经过合成的双层PDF格式两种，分别保存在以“全宗号”和“全宗号+ PDF”命名的文件夹中，图像文件以档案原件的档号（文件级）命名。
5.扫描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。
6.对扫描图像按照《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31—2017)进行技术处理。
7.扫描完成后，应尽可能地按照原来的装订孔进行装订，并确保文件排列顺序正确，无漏页、不压字、页面不颠倒且装订牢固。
8.在对扫描完成的TIFF文件进行双层PDF转换时，同时为采购方转换馆藏TIFF文件，数量与中标数量一致。
（四）项目实施地点、服务期限及服务承诺
1.地点：成交供应商应按照采购方的要求，在其指定地点实施档案全文扫描服务。
2.服务期限：本年度服务期限为合同签订日至2022年10月31日止，具体开始时间以采购人书面通知为准，在此期限内成交供应商须按合同规定向采购人提供上述服务。
3.服务承诺：成交供应商需提供24小时热线以及不大于4小时现场响应的项目后期维护服务（三年），成交供应商如不履行服务承诺的，列入采购方黑名单，采购方有权拒绝成交供应商参加采购方的采购项目报名。
（五）安全保密要求
1.硬盘及移动介质由采购方提供，工作完成后由采购方收回，非采购方允许的工具，不得带入。
2.参与数字化加工的工作人员，需提供身份证复印件留存，并签订保密协议。
3.所有数字化工作，必须在规定的场地内进行，凡在加工场地内的一切物品，未经同意，不得擅自带离。
4.档案出入库房必须有采购方工作人员的带领，并填写档案出入库清单，双方签字。数字化完成的档案，要及时归还入库。
5.数字化过程中，工作人员不得仔细浏览档案内容，不得抄录档案内容，不得议论档案内容。数字化工程结束后，所有参与数字化的工作人员要根据保密协议，承担无限期保密义务。
6.如发生全文扫描批次的档案泄密事件，采购方可追究成交供应商法律责任。
（六）数据验收
数据验收以一个全宗为一个批次。
1.数据验收
（1）检查全部已完成数字化转换的所有数据，包括 目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
（2）验收比率100%。
2.验收指标
目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
（1）档案原件：完整率100%；
纸张页面错位、颠倒、压字等差错率≤1‰。
（2）电子目录：档号、题名、责任者、文号、成文时间、页数、页号等关键字段正确率100%，其余字段错误率≤5‰。
（3）图像文件：漏扫率≤0.2‰；
图像方向、偏斜度、清晰度、失真度等差错率≤1%； 命名差错率≤1‰。
（4）数据挂接：正确率100%。
3.验收审核
（1）按批次进行数据移交验收。
（2）成交供应商提交验收的数据，涉及验收指标任意一条不合格的，全部退回成交供应商整改，采购方的验收记录不向成交供应商公开，待验收通过后，采购方公开验收记录。在退回整改期间，采购方将不再向成交供应商提供档案。
（3）采购方在验收中检出的错误，成交供应商及时、无偿予以纠正并再次提交采购方重新验收。
（4）各批次档案验收通过后，须填写“验收报告单”，经采购方验收组审核、签字后生效。
（5）由于成交供应商的扫描质量达不到验收要求而引发的误时、经济等问题均由成交供应商承担。
（七）项目交付及数据备份光盘要求
（1）项目结束并全部验收合格后，成交供应商须以全宗为单位刻录光盘。
（2）使用CD-R 或DVD±R档案级光盘进行数据备份。一卷（件）档案的影像文件必须存放在同一张光盘上，不允许拆分。
（3）提交原始扫描图像及转换后的图像数据光盘一式 3套，内容包括：本盘内所包含档案卷号及图像清单（Excel格式）；档案扫描图像文件和档案目录数据。
（4）光盘要求一盘一盒保存，盘盒标识内容与填写细则等要求，根据《档案数字化光盘标识规范》（DA/T 52-2014）处理。
（5）光盘数据验收：主要检查备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。双方验收确认后，履行光盘移交手续。
（6）提交光盘刻录目录表二套，记录光盘号与案卷内容。
四、供应商资格要求
1.符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条的规定；
2.必须具有独立法人资格，能独立承担民事责任，须具有一般纳税人资格；
3.营业执照中须具有“档案扫描”或“档案数字化”方面的经营内容。
4.报价文件构成
报价供应商的资格、资质证明文件（加盖单位公章）：
（1）企业法人营业执照复印件；
（2）报价表：报价表必须按提供的报价样表格式填写（见附件），如有其他情况需要说明的，在备注栏中注明。所有涉及报价的页面均须加盖单位公章，否则视为无效报价。
注：报价文件中必须包含上述要求提供的所有材料，否则以未实质性响应询价文件处理。报价文件须装订并密封，密封袋上标明：项目名称、报价单位名称、授权委托人（或法人）姓名及联系电话，否则视为无效报价。
5.报价文件递交
报价文件请于2022 年3月7日下午14:30-15:00 送至启东市档案馆8楼会议室（只接受直接送达），逾时则不予受理。
联系电话：80790610。
地址：启东市世纪大道1288号档案楼。
6.项目实施履约保证金：被确定成交的供应商，必须在签订合同前向采购方交纳履约保证金，履约保证金金额为成交金额的10％，在成交供应商扫描服务完毕并经采购方验收合格后一个月内由采购方返还(履约期间不计息)。
五、合同的签订及注意事项
（一）成交结果将在中国启东政府网信息公开栏目予以公布，采购方确定成交供应商后将向成交供应商发出中标（成交）通知书，成交供应商必须在中标（成交）通知书发出之日起十日内与采购方签订合同。
（二）成交供应商因自身原因不能订立或履行采购合同的，采购方将取消其成交资格。同时按《政府采购法》有关规定，暂停成交供应商两年内采购方采购项目的报名资格，并将其不良行为报相关部门备案。
六、成交原则
1.本项目成交价格包括完成本次扫描所对应档案的检查、整理、修复、档案实体与电子目录校对、数字化扫描加工、全文挂接及数据备份等内容在内，其中招标总额的4%用于结付第三方数据检查人员劳务费用，第三方数据检查人员由采购方招聘、管理。
2.符合采购需求且单价报价最低者成交。
3.如成交供应商履约情况良好，采购方认可。采购方在落实财政预算、成交单价金额不变的基础上可与成交供应商续签后两个年度的合同（合同一年一签）。
七、付款方式：项目实施完毕并经采购方验收合格后的一个月内付款100%。
启东市档案馆
2022年2月28日
附件：报价表范本
报 价 表
启东市档案馆档案全文扫描服务采购项目
| 项目名称 | 采购规模 | 单价报价 （元/页） | 备注 |
| 启东市档案馆档案全文扫描 | 25万元 | 页数为最终形成A4幅面电子图像的数量 | |
| 单价报价（大写金额）： 元/页 | |||
本报价表须机打并加盖报价单位公章，手填无效。
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