电子招投标文件应该如何归档？

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电子招投标文件应该如何归档？

文/剑鱼君

2017-07-06

文章摘要:虽然电子招投标能够做到全流程的电子化，使得交易过程中无需再有纸质文件的出现，但很多招标人和招标代理机构仍然困惑于电子招投标结束后数据电文应如何存档。

虽然电子招投标能够做到全流程的电子化，使得交易过程中无需再有纸质文件的出现，但很多招标人和招标代理机构仍然困惑于电子招投标结束后数据电文应如何存档。对于这个问题，《电子招投标办法》中仅规定招标投标活动中的数据电文应当进行电子存档，但并未指明具体保存期限与归档方式。

在保存期限上，对于政府采购项目，《政府采购法》中明确规定采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存，保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

对于企业招投标项目，在《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中对于建设项目的招投标文件材料所规定的保管期限为永久。而对于其他招投标项目，重要物资的招投标文件材料应保存30年，一般物资的招投标文件材料应保存10年。

在归档方式上，一般分为两种：物理归档和逻辑归档。物理归档是指将应归档的电子文件下载到脱机载体上，向相关方移交的过程。逻辑归档，是指通过计算机网络，在不改变原存储方式和位置的情况下，实现将电子文件的管理权限向相关方移交的过程。

此外，关于电子文件归档的数据类型、存储介质、存储环境、抽样检验、转存、删除和销毁等，在许多地区的规范性文件中有更加具体且严格的要求。招标人或招标代理机构可以根据项目性质确定适用范围，再根据其法律效力以及企业的实际情况来确立合法合规且符合企业需求的电子招投标文件归档办法。